Тайм-менеджмент (или управление временем) является темой, которая всегда будет актуальной. В бизнесе время это не только деньги, но и невосполнимый ресурс, средство достижения любой цели и критерий эффективности выполненной работы (наравне с точностью, качеством и затратами, безусловно).
Конечно, когда мы говорим об управлении своим временем, мы не имеем в виду машину времени, замедление или ускорение физического, объективного времени. Об этом только можно мечтать или читать в романах фантастов и смелых научных прогнозах гениальных физиков.
Здесь под тайм-менеджментом мы подразумеваем инструменты, развивающие умения эффективно распоряжаться временем, не тратить его впустую, правильно распределять приоритеты, эффективно ставить цели и достигать их.
Давайте сделаем краткий обзор существующих методов и моделей управления временем для того, чтобы каждый мог примерить их на себя и принять решение, как из этих фреймворков и приемов он уже использует в своей ежедневной практике, а какие – прибавит к своему арсеналу тайм-менеджмента.
Сразу скажу, я знаю, что многие авторы и учебники часто различают понятия: «цели», «задачи» и «планы». Надеюсь, читатель простит мне мою вольность использовать данные слова в качестве синонимов. Я не хочу утонуть в терминологии, для меня, в первую очередь, важна практичность, прагматичность и применимость моделей управления временем.
Методы управления временем
- Пять составляющих управления временем «ПИНТА».
- Модель постановки целей «СТО» (стратегические, тактические и оперативные цели).
- Метод деления работы «КОД» (ключевые области деятельности).
- Модель постановки целей и задач «МАРСОВ».
- Модель постановки целей и задач «SMART».
- Периодичность планирования и постановки целей и задач.
- Модель хронофагов (пожирателей времени) «ТОПИ».
- Матрица Эйзенхауэра и ее производные.
- «Найденное время», «заплатки».
- «15 минут в день».
- Техника помидора.
- Соблюдение последовательности дел.
- Метод швейцарского сыра.
- «Лягушка на завтрак».
- Разделение работы на логичные блоки.
- «Альпы».
- Модель делегирования «СОПКИ».
- Контроль управленческих обезьян.
- Приходите за 5 минут.
- Иногда лучше позвонить, чем писать письма.
Первый метод управления временем.
Пять составляющих управления временем «ПИНТА»
Если говорить коротко, то «ПИНТА» — это пять составляющих, которые надо иметь в виду, когда вы управляете своим временем. Рекомендую прочитать отдельную статью про мою авторскую модель «ПИНТА».
- Планирование, постановка целей и задач.
- Исполнение запланированного, организация собственной деятельности.
- Настрой, самомотивация, формулировка смысла.
- Тренировка умений и навыков.
- Анализ собственных действий, контроль и коррекция.
Проанализируйте сейчас свою работу. Нужно заполнить таблицу.
| Оценить, насколько хорошо я это делаю? По шкале от 1 до 10. | Оценить, насколько хорошо я хочу это делать? По шкале от 1 до 10. | Написать, как минимум, один конкретный шаг, чтобы измениться. Чем больше разность желаемым и реальным, тем больше внимание нужно уделить этому пункту. | |
| Планирование | |||
| Исполнение | |||
| Настрой | |||
| Тренировка | |||
| Анализ |
Второй метод управления временем.
Модель постановки целей «СТО»: стратегические, тактические и оперативные цели
На вашей индивидуальной станции технического обслуживания должны проверяться три вида целей.
Стратегические цели ставятся на 2-5 лет и более долгий период. Стратегические цели важны для профессионалов потому, что они задают направления их развития и достижений на длительное будущее.
Стратегических целей не должно быть много. Ограничьтесь 2-5 целями.
Примеры стратегических целей:
- Увеличить за 3 года уровень доход компании в 2 раза.
- Сформировать новую корпоративную культуру в компании «Групповая ответственность – персональная ответственность».
- Увеличить клиентскую базу в 4 раза за 5 лет.
- Усилить свои профессиональные навыки и знания таким образом, чтобы входить в первую тройку в своей компании.
- Увеличить за 3 года уровень личного дохода в 3 раза.
- Занять должность руководителя отдела через 3-4 года.
Тактические цели должны способствовать реализации стратегических целей и, соответственно, быть им подчинены. Тактические цели ставятся на время от месяца до года.
Примеры тактических целей:
- Снизить за 3 месяца количество затянутых дел более чем 10 дней на 70 %.
- Прочитать и изучить книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв». Начать применять основные технологии из нее в течение 2 месяцев.
- Реализовать проект «Ч» в течение полугода.
- Провести (или посетить) 5 занятий (вебинаров), посвященных управлению временем, делегированию и предотвращению выгорания, для своих сотрудников в течение трех месяцев.
Оперативные (операционные) цели ставятся на период от нескольких часов до нескольких недель. Они в основной своей массе также должны быть подчинены тактическим целям, которые, в свою очередь, должны быть согласованы со стратегическими целями.
С другой стороны, оперативные цели могут выбиваться из общей картины целей, так как в нашу жизнь могут вмешиваться непредвиденные обстоятельства.
В этом случаем мы сначала стараемся оперативно залатать дыры, а затем уже начинаем думать о том, нужно ли теперь в этом направлении поставить и несколько тактических целей.
Примеры оперативных целей:
- За сегодняшний день провести собрание с 5 участникам проекта «Ч». Обязательно выяснить статус выполнения проекта и в случае отставания от плана обсудить препятствия и как их преодолевать, чтобы успевать вовремя.
- Разрешить за 3 дня конфликтную ситуацию с клиентом.
Третий метод управления временем.
Метод деления работы «КОД» (ключевые области деятельности)
Для удобства и системности управление временем нужно разделить свою работу на 5-9 КОДов (ключевых областей деятельности).
В каждом КОДе (ключевой области деятельности) необходимо ставить тактические и оперативные цели и контролировать их достижение. В таком случае вы будете видеть свою работу целостно, не упуская из фокуса внимания важные, ключевые сферы.
КОДы, естественно, можно менять (не чаще, чем раз в квартал) в соответствии с приоритетностью деятельности.
К примеру, ваши КОДы в качестве менеджера по продажам могут быть следующие.
- Постоянные клиенты: поддержание отношений, развитие клиентов.
- Потенциальные клиенты: поиск и начало работы.
- Потерянные клиенты: возврат.
- Работа с долгами.
- СRM-система.
- Оформление документов.
- Саморазвитие: знание продукта и технологии продаж.
Зачем делить на КОДы? Чтобы более системно и детально планировать и реализовывать свою работу. Чтобы не упустить важных вещей!
Четвертый метод управления временем.
Модель постановки целей и задач «МАРСОВ»
Мой авторский фреймворк «МАРСОВ» является ответом знаменитой западной модели «SMART».
«МАРСОВ» — это акроним, аббревиатура, где каждая буква отражает одну из составляющих технологии постановки задачи. Причем, не обязательно использовать эту модель именно в данной последовательности. Главное, чтобы все шесть составляющих присутствовали.
- Мотивация для подчиненного, для сотрудника, для себя.
- Алгоритм достижения.
- Результат.
- Средства достижения.
- Обоснование реальности и необходимости
- Время промежуточного и окончательного контроля.
Модель «МАРСОВ» можно применять как по отношению к самому себе, так при разговоре с членом вашей проектной команды или вашим прямым подчиненным.
Более подробно читайте об этой модели в отдельной статье.
Управление временем неразрывно с целями и задачами, которые мы ставим себе и достигаем. Поэтому данную модель мы причисляем и к инструментам тайм-менеджмента. Хотя в целом модель «МАРСОВ» в широком смысле описывает эффективный способ постановки задач себе и другим.
С другой стороны, каждая буква модели “МАРСОВ” касается тайм-менеджмента:
- Мотивация увеличивает скорость выполнения задания.
- Алгоритм достижения упрощает задачу, и значит, делает возможным выполнение ее в срок или даже раньше срока.
- Концентрация на результате приближает нас к цели, следовательно, позволяет управлять временем.
- Средства достижения результата – это время, информация, технологии, деньги и люди.
- Обоснование реальности и необходимости выполнения задания позволяет бороться с прокрастинацией (затягиванием) и демотивацией.
- А время промежуточного и окончательного контроля непосредственно касается тайм-менеджмента.
Пятый метод управления временем.
Модель постановки целей и задач «SMART»
Ну никак нельзя не сказать о модели «SMART», потому что она очень популярна (может быть, даже слишком) как в мире, так и в России.
Каждая цель или задача должна соответствовать пяти характеристикам.
- Specific – конкретная.
- Measurable – измеримая.
- Achievable – достижимая.
- Relevant – значимая, соотносимая с другими целями.
- Time bound – определенная во времени.
Как модель SMART связана с тайм-менеджментом? Да непосредственным образом. Если ваша цель является конкретной, измеримой, достижимой, значимой и определенной во времени – это и есть управление временем!!!
Кстати, существуют модификации модели SMART. К примеру, я предпочитаю следующие полезные дополнения.
- Specific – конкретная.
- Measurable – измеримая.
- Achievable – достижимая. Ambitious – амбициозная.
- Relevant – значимая, соотносимая с другими целями.
- Time bound – определенная во времени. Traceable – отслеживаемая.
Как вы видите, во-первых, добавляется амбициозность. А это очень важно с точки зрения развития. Во-вторых, появляется еще и возможность отслеживать достижение цели. То есть можно расставлять не только точки окончательного, но и промежуточного контроля, чтобы за день до финала работ не оказаться в ситуации полного аврала!
Работать с моделью SMART достаточно просто. Напишите себе цель, к примеру оперативную. А теперь проверьте, конкретная ли она, чем она измеряется, достижимая ли она, с одной стороны, и амбициозная, с другой? Проверьте, насколько ваша цель значимая? Можете ли вы ее отслеживать в процессе достижения? Есть ли дедлайн?
Если чего-то не хватает, то добавьте!
Работать с моделью SMART достаточно просто, впрочем, как и с большинством других моделей. Вопрос в том, делаете ли вы это на регулярной основе?
Шестой метод управления временем.
Периодичность планирования и постановки целей и задач
Методично соблюдайте периодичность! Вот и весь секрет!
- В начале года ставить цели на год.
- В начале второго полугодия ставить цели на полгода.
- В начале каждого квартала ставить цели на квартал.
- В начале каждого месяца ставить цели на месяц.
- В начале каждой недели ставить цели на неделю.
- В начале каждого дня планировать свой день.
«Мало кто делает это, мало кто планирует каждый год, полугодие, квартал, месяц, неделю и день!» – скажите вы и будете неправы! Просто для многих это стало уже привычкой и очень полезной рутиной. Но если вы этого не делаете, то самое время начинать. Прямо сейчас!
Седьмой метод управления временем.
Модель хронофагов (пожирателей времени) «ТОПИ»
Модель хронофагов «ТОПИ» также, как и модели «ПИНТА» и «МАРСОВ», является моей авторской. Здесь мы раскладываем ошибки управления временем на 4 категории:
- Технические.
- Объективные.
- Психологические.
- Инструментальные.
Рекомендую категорически прочитать мою статью, проанализировать свои ошибки и провести коррекции в своих установках и поведении.
Восьмой метод управления временем.
Матрица Эйзенхауэра и ее производные
Суть матрицы Эйзенхауэра и ее производных заключается в сортировке и в назначении времени для задач, в расстановке приоритетов.
Давайте перечислим некоторые критерии сортировки задач:
- Важность задачи.
- Срочность задачи.
- Стейкхолдеры (от кого исходит, для кого).
- Внутренний или внешний клиент (частный случай стейкходлеров)
- Соответствие задачи ключевым областям работы.
- Продолжительность задачи.
- Сложность задачи.
- Привлекательность задачи для того, кто ее выполняет.
А теперь давайте перейдем к очень известной и столь же полезной матрице Эйзенхауэра. По легенде он так планировал каждый свой день.
- Сначала надо набросать список дел на день (можно на неделю, можно на месяц).
- Нужно взять два критерия: срочные и несрочные дела, важные и менее важные дела и нарисовать такую таблицу.
| Срочное | Несрочное | |
| Важное | 1. Срочные и важные задачи | 3. Важные и несрочные задачи |
| Неважное | 2. Срочные и неважные задачи | 4. Неважные и несрочные задачи |
- Распределяете все свои дела по этим четырем квадрантам.
- Сначала выполняете дела срочные и важные.
- Затем выполняете дела срочные, но менее важные.
- Затем переходите к важным, но несрочным делам.
- А вот с неважными и несрочными задачами можно поступить по-разному: можно их вообще вычеркнуть, можно их передать кому-то другому, можно их объединить с какими-то другими делами.
Согласитесь, что данный метод управления временем является изящным, достаточно простым и очень практичным. Рекомендую пользоваться матрицей Эйзенхауэра если не каждый день, то хотя бы каждую неделю. Порядка будет больше – и в делах, и в голове!
Естественно, так как я выступаю всегда за творчество и развитие, то предлагаю вам не ограничиваться только данным двумя критериями: важное – неважное, срочное – несрочное.
Вы можете выбрать другие критерии.
Когда мы с группой на тренинге «Управление временем» практикуем заполнение матрицы Эйзенхауэра, то иногда сталкиваемся с ситуацией, что какой-то участник заявляет: «У меня все дела важные и срочные, все попадают в первый квадрант». В таком случае есть отличный выход – применить другую матрицу.
Возьмем, к примеру, такие критерия, как: сложные – простые и скучные – интересные.
| Сложные | Простые | |
| Интересные | 2. Сложные и интересные | 4. Простые и интересные |
| Скучные | 1. Скучные и сложные | 3. Скучные и простые |
- Вам надо распределить свои задачи по этим четырем квадрантам.
- Затем выполнить все сложные и скучные дела, иначе они будут оттягивать вашу энергию.
- Теперь переходите к сложным и интересным делам. Так как они интересные, то сложность может придать им еще большего азарта.
- Потом можно помучиться со скучными и простыми делами. Но, так как они простые, они не займут у вас много времени.
- И напоследок стоит заняться задачами простыми и интересными – вы их сделаете быстро и с удовольствием.
Вы можете модифицировать матрицу Эйзенхауэра, используя одновременно не два, а три критерия. Признаться, это сложнее для восприятия, но в данном случае цель оправдывает средства.
К примеру, здесь мы к классическим двум критериям добавляем третий.
Прибавление третьего критерия
| Срочное | Несрочное | |
| Важное | ||
| Неважное | ||
| Сложное | Простое |
Выполнять дела мы предлагаем в следующей последовательности
- Важное, срочное, сложное.
- Важное, срочное, простое.
- Неважное, срочное, сложное.
- Неважное, срочное, простое.
- Важное, несрочное, сложное.
- Важное, несрочное, простое.
Девятый метод управления временем.
«Найденное время», «заплатки»
- Составьте список дел из 10-15 штук, на которые у вас никогда не хватает времени. Это могут быть и маленькие задачи и крупные несрочные проекты, к которым вы никак не можете подступиться.
- Держите этот список всегда под рукой.
- Когда вы обнаружите, что у вас образовалось свободное время. Начинайте закрывать дела из списка. К примеру, во время ожидания начала совещания можно поставить заплатку и закрыть одно из дел.
Десятый метод управления временем.
«15 минут в день»
Этот метод применятся к тем делам, которые мы постоянно откладываем по разным причинам: слишком занудно, слишком сложно, слишком долго и так далее.
- Выберите дело, которое вы постоянно откладываете по разным причинам.
- Отведите себе 15 минут времени в день, когда вы будете им заниматься.
- Начинайте работать по плану. Вам нужно всего лишь 15 минут в день заниматься этим делом.
Возможно, вы войдете во вкус и потом уже будете отводить по 30 минут в день, кто знает.
Одиннадцатый метод управления временем.
Техника помидора
Итальянец Франческо Чирилло придумал данный метод для того, чтобы мы правильно чередовали периоды интенсивной работы и короткого отдыха. Происхождение названия понятно. Представьте себе, что ваша задача – это помидор, который вы режете на четыре куска. Каждый кусок помидора – это 20-25 минут интенсивного труда.
- Определитесь с задачами, которые планируете выполнять, расставьте приоритеты, к примеру, используйте матрицу Эйзенхауэра.
- Установите таймер на 20-25 минут.
- Работайте, ни на что не отвлекаясь, до сигнала таймера.
- Сделайте короткий перерыв (5 минут).
- Еще раз работайте интенсивно в течение 20-25 минут.
- Опять перерыв на 5 минут.
- Снова 25 минут работы.
- Снова 5 минут перерыв.
- И последние 25 минут интенсивной работы.
- После каждого 4-го кусочка (после целого помидора) делайте длинный перерыв (15-25 минут).
Этот метод позволит вам интенсивно работать и быстро выполнять поставленные задачи.
Двенадцатый метод управления временем.
Дедлайны для всех дел
Если вы чувствуете, что не являетесь пунктуальным человеком и это вам мешает эффективно работать, устанавливайте дедлайны вообще для всех дел!
- Устанавливайте дедлайны для всех задач.
- Если дедлайн нарушен, проанализируйте хронофаги (модель «ТОПИ») и измените свое поведение.
Тринадцатый метод управления временем.
Соблюдение последовательности дел
Пока не закончите одно дело, не переключайтесь на другое, потому что в среднем настройка на дело у человека занимает от 10 минут.
Если вы выполняете сразу несколько сложных дел, то у вас может сложиться иллюзия эффективной работы.
То есть несмотря на то, что ваша деятельность, действительно, будет напряженная, она может быть неэффективной из-за постоянной перенастройки.
Четырнадцатый метод управления временем.
Метод швейцарского сыра
Метод особенно хорошо при работе с прокрастинацией. Метод заключается в том, что вы каждый раз создаете новую дырочку в сыре – выполняете только часть задачи.
Причем, как вы понимаете, дырочки эти должны быть в разных местах: то вы одну часть работы делаете, то другую, то третью.
Правила метода швейцарского сыра.
- Выполнив часть задачи, не возвращайтесь к ней, а выполняйте другую часть данной задачи.
- На каждый кусок задачи выделяйте небольшое время – от 10 до 20 минут.
- Старайтесь сделать как можно больше дырок в куске сыра в разных местах. Причем не надо особо следовать последовательности и логики выполнения.
- Когда у вас будет уже достаточно дырок в сыре, можно шлифовать деятельность, объединяя куски разрозненной работу в общее дело. Теперь кусок сыра с большим количеством дырок не представляет сложности съесть.
Как вы уже поняли, метод швейцарского сыра является противоположенным предыдущему методу. Так что вам иногда придется выбирать, чем воспользоваться.
Пятнадцатый метод управления временем.
«Лягушка на завтрак»
Лягушка – это самое неприятное дело (эмоциональное, занудное, очень сложное), которое не хочется делать.
Лучше съесть лягушку сразу, чем целый день думать о том, что ее придется съесть.
Выполняйте самые неприятные дела сразу!
Шестнадцатый метод управления временем.
Разделение работы на логичные блоки
Мы этим методом пользуемся достаточно часто, но иногда забываем почему. Да потому что, когда один вид работы логично связан с другой и правильно распределен во времени, работать становится легче.
- Выделите основные типы работы – звонки, работа с почтой, подготовка документов, встречи, проведение совещаний и так далее.
- Выберите подходящее время для каждого типа работы.
- Старайтесь следовать своему расписанию.
Этот метод тоже нельзя использовать вместе с методом швейцарского сыра. Так что опять нужно выбирать, что будете использовать.
Семнадцатый метод управления временем.
«Альпы»
Как вы догадываетесь, название «Альпы» происходит от Альпийских гор. Тем самым создается ассоциация с движением вверх, с эффективностью, с результативностью.
Вот один из возможных алгоритмов метода «Альпы».
1. Составьте список из 10-15 дел на сегодня.
2. Приоритезируйте ваши задачи по матрице Эйзенхауэра или по ее производной.
3. Для каждого дела надо определить время в минутах и часах. Причем, если задача не длинная, вы можете запланировать ее окончание на этот же день. Для более длительных дел вам нужно просто выделить определенное время, не предполагая, что вы сегодня их завершите.
4. Теперь вам надо рассчитать, а сколько времени вы реально будете работать. Возьмем 8 часов.
5. Из всего времени нужно обязательно вычесть 30 % времени на текучку, срочные и незапланированные дела. По моим опросам некоторые виды деятельности предполагают 50 и даже 80 % незапланированных дел.
Если вы отведете 30 %, то из 8 часов вам нужно вычесть 2,5 часа.
6. Теперь нужно вместить в оставшееся время, а у нас это 5,5 часов, самые приоритетные дела. Если времени не хватает на все дела из списка, который вы сформировали в пункте № 1, то, очевидно, вам придется какие-то из них перенести, другую часть делегировать, что-то объединить, видоизменить, а некоторые дела и вообще отменить.
Дополнение к методу «Альпы».
А. Рекомендуется расставлять задачи таким образом, чтобы у вас менялась форма активности, к примеру, перемешивать переговоры с аналитической деятельностью. Поступая так, вы снижаете уровень пресыщения.
Б. Вы можете разбить сложные, неприятные, занудные дела на промежутки в 20-30 минут и выполнять их в течение дня.
В. Вы также можете выбрать из общего списка небольшие дела-заплатки, которые можно выполнять в «найденное время».
Восемнадцатый метод управления временем.
Модель делегирования «СОПКИ»
Одним из серьезных инструментов тайм-менеджмента, особенно для руководителей, является делегирование полномочий и ответственности.
Когда мы делегируем часть своих дел, мы высвобождаем время для более важных задач, для стратегических вопросов, для того, до чего руки не доходили, для того, что уже давно пора было сделать.
Рекомендую прочитать отдельную статью про мою авторскую модель «СОПКИ», чтобы детально с ней ознакомиться и начать применять. А если хотите проработать командой технологии делегирования, посмотрите программу тренинга “Делегирование полномочий”
А на данный момент я ограничусь рисунком и общим описанием модели.
Акроним «СОПКИ» расшифровывается следующим образом. Когда делегируете свои дела, обязательно учтите следующий составляющие.
- Суть. Расскажите о сути дела, которое делегируется.
- Ответственность. Обсудите, кто за что отвечает. Добейтесь принятия ответственности.
- Польза. Объясните, какую пользу получает человек, окружение и компания.
- Контроль. Продумайте совместно, какие точки промежуточного и окончательного контроля вы будете иметь в виду.
- Исполнение. Исключительность. Поясните шаги исполнения. Введите принцип исполнения, не позволяющий производить обратное делегирование – если, что-то не получается, приходи не только с проблемой, но и вариантами ее решения. И расскажите, которому вы делегируете, что позволяет вам это делать – ваше доверие к нему, его обучение, опыт и способности – то, что делает вашего коллегу исключительным для этого задания.
Девятнадцатый метод управления временем.
Контроль управленческих обезьян
В своей знаменитой статье «менеджер и его время. Кому достанется обезьяна» Дональд Уосс, Уильям Онкен-младший выделили пять уровней ответственности и инициативности сотрудников.
Я, с вашего позволения, внес кое-какие коррективы в этой классификации. Итак, перечисляю уровни инициативности и ответственности от самого низкого до самого высокого.
- Сотрудник просто ждет, когда поступят указания от руководителя. Он тратит понапрасну время. Такое возможно только при обучении сотрудника, когда он пришел на новую должность. В остальных случаях – это недопустимо!
- Сотрудник чаще всего по любым поводам спрашивает у руководителя, что ему нужно исполнить. Он опять-таки проматывает и свое время, и время менеджера. Такое также недопустимо. Подчиненный должен знать, что ему следует делать на рабочем месте.
- Сотрудник, столкнувшись с проблемой идет к руководителю и спрашивает, как решить этот вопрос. Если руководитель, согласится взять на себя ответственность за решение этой проблемы, то сотрудник спокойно перебрасывает управленческую обезьяну на своего боса и опять тратит время понапрасну, ожидая решение руководителя. Руководителю нельзя допускать такое поведение подчиненного. А каким образом? Нужно настаивать, чтобы сотрудник приходил не только с проблемой, но и ее решением (а лучше с двумя). Тогда руководителю останется только либо утвердить предложение сотрудника, либо предложить доработать его.
- Сотрудник при возникновении проблем, продумывает решения и приходит к руководителю, чтобы получить утверждение, какой из вариантов решения применить. Как я уже сказал, к этому надо стремится. Данный тип поведения подчиненного экономит время и руководителя, и его самого.
- Сотрудник предлагает свой план действий руководителю, а затем реализует его. Он решает сам проблемы по мере их поступления. Конечно, подчиненный может иногда спрашивать советы у руководителя по каким-то самым сложным вопросам, имея при этом свои варианты решения. В конце каждого отчетного периода сотрудник предоставляет результаты своей деятельности. К этому также надо стремится. Вопрос в том, готовы ли вы предоставить такой уровень самостоятельности своим людям.
Если вы – руководитель, вам нужно создавать систему работы, основанную на 4-м и 5-м уровне ответственности и исполнительности, за счет чего вы будете экономить огромное количество времени. Не говоря уже о том, что ваши сотрудники будут действительно развиваться!
Если вы – подчиненный, вам следует самому переходить на уровень 4 и 5, чтобы продуктивно использовать как свое время, так и время своего руководителя.
Данные правила подходят и для линейно-матричных структур компании, в которых развиты проектные команды.
Двадцатый метод управления временем.
Приходите за 5 минут
На любую деловую встречу, будь то офлайн или онлайн, обязательно приходите заранее, хотя бы за 5 минут. Если вы руководитель, то тем самым вы экономите время всех своих сотрудников, не заставляя их ждать.
Более того, на любое совещание требуйте от каждого своего подчиненного приходить заранее за 5 минут, чтобы начинать вовремя.
Если вы опаздываете на встречу со своим партнером или клиентом, обязательно предупредите этого человека и принесите извинения. Экономьте время других. Но лучше никогда не опаздывайте.
Двадцать первый метод управления временем.
Иногда лучше позвонить, чем писать письма
Чем больше компания, тем больше бюрократия. Письменные запросы, ответы и согласования могут пожирать море времени. Разговор по телефону или онлайн (Zoom, Skype, Teams) может значительно ускорить решение вопроса.
Подведем итог
Естественно, я не берусь говорить, что это исчерпывающий список методов управления временем. С другой стороны, я описал все те техники тайм-менеджмента, которые, исходя из моего опыта, являются практичными и результативными.
Предлагаю развиваться следующим образом. Берете 3-5 методов и пользуетесь ими в течение месяца-двух. Затем принимаете решение, какие из данных технологий вы оставляете себе для долгосрочного использования.
Потому переходите к следующим 3-5 методам. И так далее… С каких технологий начнете?
1. Пять составляющих управления временем «ПИНТА».
2. Модель постановки целей «СТО» (стратегические, тактические и оперативные цели).
3. Метод деления работы «КОД» (ключевые области деятельности).
4. Модель постановки целей и задач «МАРСОВ».
5. Модель постановки целей и задач «SMART».
6. Периодичность планирования и постановки целей и задач.
7. Модель хронофагов (пожирателей времени) «ТОПИ».
8. Матрица Эйзенхауэра и ее производные.
9. «Найденное время», «заплатки».
10. «15 минут в день».
11. Техника помидора.
12. Дедлайны для всех дел.
13. Соблюдение последовательности дел.
14. Метод швейцарского сыра.
15. «Лягушка на завтрак».
16. Разделение работы на логичные блоки.
17. «Альпы».
18. Модель делегирования «СОПКИ».
19. Контроль управленческих обезьян.
20. Приходите за 5 минут.
21. Иногда лучше позвонить, чем писать письма.