7 принципов контроля персонала

контроль персонала принципы

Если вы топ-менеджер, менеджер среднего звена или руководитель первого уровня, если вы руководите проектами, то вам необходимо осуществлять контроль персонала. Контроль персонала – это ключевая функция управления. Вспомните основные 4 функции руководителя: планирования, организация, мотивация и контроль.

Что такое контроль персонала? Это держать руку на пульсе вашей компании, отдела или проекта. Контроль персонала позволяет вам понимать, насколько вы продвинулись к достижению поставленных целей. Контроль персонала выявляет степень эффективности работы каждого сотрудника. И контроль персонала позволяет своевременно корректировать деятельность.

Чтобы увидеть полный список управленческих функций, читайте статью «11 функций руководителя № 1».

А теперь давайте перечислим 7 ключевых принципов контроля персонала.

  • Принцип неразрывности планирования и контроля.
  • Принцип минимакса контроля — минимум действий должны приводить к максимуму эффективности контроля.
  • Принцип новых этажей контроля — новый, более высокий уровень деятельности компании, отдела или человека предполагает новый уровень контрольных коррекций, новый уровень контроля как такового.
  • Принцип неразрывности контроля и обратной связи.
  • Принцип системности, регулярности и своевременности контроля.
  • Принцип совмещения упреждающего (предупреждающего) контроля, контроля процесса (промежуточного контроля) и контроля результата.
  • Принцип осторожности — контроль нельзя превращать в функцию подавления инициативы и вовлеченности сотрудников.

Принцип неразрывности планирования и контроля

Первый принцип контроля персонала.

Принцип неразрывности планирования и контроля, когда мы его упоминаем, кажется настолько очевидным, что и упоминать не стоило. И в этом вся проблема. Вещи слишком очевидные, когда на них обращаешь внимания, уходят из нашего поля сознания и поля внимания, как только ты перестаешь о них думать.

Существует множество отлично спланированных вещей, событий и целей, который так и остались в планах, потому что контроль реализации запланированного был слаб, если вообще присутствовал.

Когда вы что-то планируете, одновременно, планируйте контроль исполнения запланированного. Помните, что провалить планирование – значит спланировать провал. А теперь вот вам новое изречение. Не контролировать реализацию запланированного – значит запланировать неконтролируемую реализацию.

О планировании и постановке целей читайте более подробно в статьях «Постановка целей. Идеальное и реальное планирование» и «Цели по SMART и управление по целям».

В планировании уже должен быть заложен контроль — заранее упредить слабые места и риски, а также продумать точки промежуточного и окончательного контроля. Помните 5 шагов постановки задачи? Четвертым шагом является: проговорить точки промежуточного и окончательного контроля.

Читайте более подробно статью «Алгоритм постановки задач».

Помните модель постановки задач «МАРСОВ»? Буква «В» — это врем промежуточного и окончательного контроля!

О технологии постановки задач «МАРСОВ» читайте статью «Постановка задач сотрудника».

Принцип минимакса контроля

Второй принцип контроля персонала.

Минимум действий должны приводить к максимуму эффективности контроля. Это непросто реализовать, но к этому нужно постоянно стремится. В чем проблема чиновников в любом государстве? Что их становится все больше и больше! Чиновники, которые часто занимаются именно контролем, плодятся как мухи! И хотели бы продолжать в том же духе!!!

То же самое происходит и в коммерческих компаниях, особенно, когда они переходят на уровень бюрократической (по К. Кэмерону и Р. Куину), другими словами, синей (по спиральной динамике Д. Бека и К. Кована), другими словами, янтарной (по Ф. Лолу) организации и корпоративной культуры.

С целью обеспечения стабильности и правильности протекания бизнес-процессов контроля становится все больше и больше, он забирает все больше ресурсов: людей, времени, энергии, денег, информации. И в какой-то момент происходит как раз то, с чем должен был бы бороться контроль — снижается эффективность.

То есть изначально контроль необходим для поддержания качества работы и нужных сроков, что обеспечивает рост эффективности компании. Но чем больше контроля, тем больше денег, времени и энергии тратиться не на само производство качественных товаров, услуг и решений, а на отслеживание того, как они производятся. И за счет этого падает эффективность.

Так что будьте на чеку и периодически задавайте себе вопросы: «Действительно ли система контроля в моем отделе (компании) имеет оптимальный характер? Обеспечиваю ли я минимальными усилиями максимальный контроль?»

Принцип новых этажей контроля

Третий принцип контроля персонала.

Новый, более высокий уровень деятельности компании, отдела или человека предполагает новый уровень контрольных коррекций, новый уровень контроля как такового. И об этом мы уже хорошо и обстоятельно поговорили в нашей статье «Контроль сотрудников – ключевая функция руководителя».

Принцип неразрывности контроля и обратной связи

Четвертый принцип контроля персонала.

С одной стороны, должны быть неразрывны планирование и контроль, с другой стороны, должны быть неразрывны контроль и обратная связь. Планирование — реализация — контроль — обратная связь. Мало спланировать, нужно еще и реализовать. Мало реализовать, нужно еще и проконтролировать. Мало проконтролировать, нужно и еще осуществить обратную связь!

Чуть позже, в новых статьях мы подробно рассмотрим определение обратной связи, ее связь с подкреплением и наказанием, несколько отличных моделей эффективной обратной связи и основные принципы. Сейчас же скажем, что обратная связь, это не только слова, но это и дела. И также скажем, что контроль будет ущербным, если мы не будем осуществлять поддерживающие или корректирующие действия после него.

Принцип системности, регулярности и своевременности контроля

Пятый принцип контроля персонала.

Системность, регулярность и своевременность контроля также кажутся очевидными характеристиками, которые с той же незавидной и постоянной степенью упорства игнорируются многими руководителями.    

Что значит системность контроля? С одной стороны, это видение деятельности компании, отдела или человека сверху, понимание связности отдельных элементов и того, что целое представляет собой больше, чем сумму ее частей. Чтобы подниматься на вершину успеха, нужно ее видеть! С другой стороны, системность контроля — это детальный разбор обстоятельств, это углубление в важные и «неважные» мелочи. Ведь спотыкаются люди не о горы, но о кочки!

К примеру, вы поставили задачу программисту по документированию кода. Задача носит постоянный характер. Каждый код, который прописал программист, должен быть задокументирован. Но вы проверили только один два раза и на этом успокоились.

Но представьте, себе, что программист сделал это задание трижды и тоже успокоился, то есть перестал его выполнять. А так как вы прекратили контролировать, наивно полагаясь на то, что человек, сделав что-то дважды, будет продолжать в том же духе, то вы только в конце года узнаете, что остальные 100 кодов были не задокументированы.

И кто в этом будет виноват? Программист? Конечно же, нет! Он простой исполнитель, который не видит смысла заниматься скучными делами. А вот вы пренебрегли принципом регулярности контроля! Потому что контролировать надо периодически, чтобы держать руку на пульсе.

Приведу другой пример. Вы поставили задачу торговом представителям в течение двух месяцев снизить процент ПДЗ (просроченной дебиторской задолженности) свыше 15 дней на 50%. Через месяц вы смотрите на показатели ПДЗ, и видите, что показатели едва ли изменились.

Вы начинаете обсуждать с торговым представителями, почему дело не двигается с места, и понимаете, что они не использую массу инструментов и методов, которые могли бы применять. Они не пишут письма об оплате сразу после отгрузки товара. Они не напоминают об оплате за 5 дней по почте и мессенджеру.

И кто в этом виноват? Торговые представители? Конечно же, нет! Они простые продавцы, которые не видят системно свою работу. А вот вы пренебрегли принципом своевременности контроля! Потому что контролировать надо было уже через неделю, чтобы понять, что ваши люди делают, а что нет!

Принцип совмещения упреждающего, промежуточного и окончательного контроля

Шестой принцип контроля персонала.

Сколь сложно оспорить принцип совмещения упреждающего (предупреждающего) контроля, контроля процесса (промежуточного контроля) и контроля результата (окончательного контроля), столь же и легко не приводить его в действие.

Самое простое — это контроль результата, здесь обычно все справляются. Если же даже окончательный контроль представляет для вас сложность, то, возможно, вам стоит задуматься о другой карьере вместо того, чтобы быть руководителем.

Помните главный саркастический принцип Лоуренса Питера? «В иерархии каждый сотрудник стремится достичь уровня своей некомпетентности». Понимаете иронию нашей жизни? В соответствии с принципом Питера большинство людей стремятся по иерархии вверх и наконец занимают ту позицию, на которой они некомпетентны.

Так вот, если вы не справляетесь с контролем результата, вы уже достигли своего уровня некомпетентности. Вам надо менять род занятия. И будьте уверены, управление людьми не является вашим коньком. А заодно прочитаете книгу Лоуренса Питера «Принцип Питера», и вы поймете почему канадский педагог стал всем известным сатириком в сфере менеджмента.

Контроль процесса или промежуточный контроль уже более сложно осуществлять, чем контроль результата. Кто-то неправильно расставляет промежуточные контрольные точки, кто-то о них забывает, кто-то, к великому сожалению, вообще пренебрегает данным видом контроля, наивно или бесшабашно полагаясь на исполнительность сотрудников и на благоприятное течение обстоятельств.

Но ваши сотрудники тоже склонны забывать, как и вы, что им сказали. Более того, они часто не спешат докладывать о том, что дело не идет так, как предполагалось, оттягивая неприятный момент «покаяния» и последующей, ожидаемой «расправы» как можно дольше.

Если задача по времени требует больше недели, то нужно обязательно обозначить промежуточный контрольные вехи. К примеру, вы можете попросить в среду и в пятницу присылать вам отчет о том, что уже сделано. Или в ту же среду и пятницу просто спрашивать у подчиненного, что уже выполнено и есть ли какие-то трудности, которые нужно обсудить.

Если задача архиважная, то контролировать ее исполнение необходимо каждый день. Причем это не обязательно должен быть давящий, изнуряющий, душный контроль. Вообще-то лучше такой контроль никогда не производить за исключение случаев необыкновенной и необъяснимой вашей ненависти к своим подчиненным.

В остальном лучше применять разные типы экологичного, ненасильственного контроля. А как это делать? Можно спросить, что оказалось самым легким? Можно «вдруг между прочим» предложить идею, которая вам «буквально только что» пришла в голову по поводу данного проекта, а заодно и поинтересоваться, на каком этапе исполнения находится ваш сотрудник или коллега. 

Упреждающий (предупреждающий) контроль является самым сложным. Его суть заключается в том, что вы исходя из собственного опыта, уже ставя задачу, предупреждаете сотрудника или коллегу о том, какие есть опасные, рисковые точки, и что можно сделать, чтобы, во-первых, не допустить или хотя бы снизить вероятность наступления неблагоприятного события, и, во-вторых, что нужно делать, если все-таки предполагаемая неприятность случилась.

Упреждающий контроль может творить чудеса и предотвращать множество обидных ошибок. К примеру, вы можете предложить сотруднику вместе обсудить, какие места в задании он видит самыми сложными, и что можно сделать. Также вы можете сказать, как люди обычно ошибаются исходя из вашего опыта. В общем, здесь вы учите человека не наступать на те же самые грабли дважды, трижды, четырежды и так далее.

Принцип осторожности

Седьмой принцип контроля персонала.

Контроль нельзя превращать в функцию подавления инициативы и вовлеченности сотрудников. Руководитель не должен становится бездушным контролером, от которого веет административным восторгом нахождения ошибок!

Помните принцип минимакса? Минимальные усилия при максимальном контроле. Можно затушить не только искру, но и маленький огонек и даже пламя, полевая его холодной водой бездушного тотального контроля. Приведу следующий пример. Почему практически все не любят, а иногда даже ненавидят всякие отчеты? Да потому что, во-первых, это скучно, и, во-вторых, многие видят, что отчеты очень формальны.

Помню я сам работал продавцом в магазине. И каждое утро мы должны были заполнять чек-лист, что сделано утром в магазине для эффективного приема покупателей. Вы понимаете, что это чек-лист я читал только первые три дня, потом я просто запомнил, где ставить галочки и тупо их рисовал. Контроль превратился в полную механистическую формальность.

Чтобы не превратить контроль в средство подавления духа инициативы и энтузиазма нужно стараться не допустить доминирование связки «контроль — обязательное наказание» в головах людей. Хорошо, если будут преобладать другие два других ожидания: «контроль — совершенствование процесса» и «контроль — поощрения за хорошую работу».

Итоги статьи

Посмотрите, пожалуйста, внимательно на все 7 ключевых принципов контроля персонала и отметьте 2–3 пункта, которые вы исполняете лучше всего. Это ваши сильные качества!

А теперь признайтесь перед самим собой, какие 1–2 принципа вы соблюдаете меньше всего. Это ваша ресурсная зона, зона вашего развития!

  • Принцип неразрывности планирования и контроля.
  • Принцип минимакса контроля — минимум действий должны приводить к максимуму эффективности контроля.
  • Принцип новых этажей контроля — новый, более высокий уровень деятельности компании, отдела или человека предполагает новый уровень контрольных коррекций, новый уровень контроля как такового.
  • Принцип неразрывности контроля и обратной связи.
  • Принцип системности, регулярности и своевременности контроля.
  • Принцип совмещения упреждающего (предупреждающего) контроля, контроля процесса (промежуточного контроля) и контроля результата.
  • Принцип осторожности — контроль нельзя превращать в функцию подавления инициативы и вовлеченности сотрудников.

Новые статьи

НАПИСАТЬ НАМ

Пришлем программы и другие материалы для обсуждения корпоративных тренингов.

Не пропустите новые статьи для развития бизнеса и карьеры

Отправляя форму, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Новая книга "Навыки руководителя №1"

Скачать избранные главы для развития управленческих навыков. Посмотреть на сайте

 

Вы получите только релевантную информацию и можете отписаться в любой момент.

Подписаться

Новые статьи, мероприятия и специальные предложения