Давайте рассмотрим один из эффективных алгоритмов постановки задачи. Здесь двигаться нужно именно в соответствии с данными шагами. Каждый этап логично следует из другого. А все вместе дает вам возможность результативной постановки задачи.
- Передать информацию.
- Проверить, что указания поняты правильно.
- Добиться однозначных обязательств по выполнению задания.
- Рассказать о промежуточном и итоговом контроле выполнения задания.
- Обсудить, что делать, если что-то пошло не так, оговорить план «Б».
Первый шаг. Передать информацию
Расскажите о задаче, которую вы ставите. Если вы ставите задачу в соответствии с технологией «МАРСОВ», то как раз это и будет передача информации.
Естественно, вы можете передать информацию, применяя другую коммуникативную технологию.
Второй шаг. Проверить, что указания поняты правильно
Когда задача средней степени сложности или выше, когда задача новая, когда вы общаетесь с новым подчиненным, то этот пункт особенно важен.
Человек может не понять, что ему сказали, или понять неверно. Да и вы, что греха таить, можете случайно сказать не то, что хотели. Так что вы заодно и себя проверяете в некоторых случаях. Предлагаю вам широкий спектр проверочных вопросов.
Выбирайте или создавайте по аналогии свои варианты. Я здесь использую местоимение «ты», но если у вас корпоративная культура, которая предполагает обращение на «вы», то просто поменяйте обращение к человеку.
- Расскажи, пожалуйста, какие сложности ты видишь в данном задании?
- С чего ты начнешь в первую очередь?
- Какие первые три шага ты сделаешь, чтобы выполнить данное задание качественно?
- Какие будут твои первые шаги?
- Какие сложности ты видишь в выполнении данного задания?
- Можешь своими словами сказать, что я тебя прошу сделать?
- Давай обсудим основные этапы, которые ты будешь проходить при выполнении данного задания?
- Что в этом задании самое легкое?
- С какими ошибками мы сталкивались ранее при выполнении данной задачи?
- Какие средства, какая информация тебе нужна, чтобы сделать это наиболее эффективно?
- Ты справишься?
- Это тебе по силам?
- Когда можно ждать от тебя выполнения?
- Завтра к обеду будет готово?
- Сколько тебе нужно времени, чтобы все сделать?
- Какая от меня нужна помощь сейчас, чтобы все было сделано?
- Тебе нужна помощь от кого-то из коллег или у тебя есть все необходимое, чтобы сделать это самостоятельно?
- Твоего профессионализма и опыта достаточно, чтобы все сделать правильно и в срок?
- Ты видишь какие-то препятствия к выполнению?
- Ну что, как всегда, легко и быстро сделаешь?
Согласитесь, есть из чего выбрать!
Третий шаг. Добиться однозначных обязательств по выполнению задания
Если человек берет на себя обязательства, то вероятность выполнения задания вырастает многократно. Сотрудник тем самым приписывает ответственность за результат себе. А это нам и нужно!
И опять-таки мы сейчас говорим о задача средней степени сложности и сложных, о задачах новых. Если вы знаете человека давно и уверены в нем, нет смысла применять этот пункт.
- Ты справишься?
- Это тебе по силам?
- Когда можно ждать от тебя выполнения?
- Завтра к обеду будет готово?
- Сколько тебе нужно времени, чтобы все сделать?
- Какая от меня нужна помощь сейчас, чтобы все было сделано?
- Тебе нужна помощь от кого-то из коллег или у тебя есть все необходимое, чтобы сделать это самостоятельно?
- Твоего профессионализма и опыта достаточно, чтобы все сделать правильно и в срок?
- Ты видишь какие-то препятствия к выполнению?
- Ну что, как всегда, легко и быстро сделаешь?
Удивительно, сколько раз на вопрос руководителя: «Справишься?» – я слышал ответ: «Постараюсь». Это плохой ответ!!! Потом сотрудник может сказать, что он старался очень, но не получилось. А вы его к себе брали для того, чтобы получалось!
Если подчиненный скажет вам: «Приложу все силы», – ответьте ему, что это очень хорошо, но вам нужна гарантия выполнения. Стопроцентная гарантия! Только так.
Четвертый шаг. Рассказать о промежуточном и итоговом контроле
Контроль мотивирует людей к выполнению поручений. Знание о контрольных точках побуждает сотрудников держать их у себя в уме и стремиться успеть к этому времени.
- Каждую неделю во вторник утром мы обсуждаем, что вы уже сделали и какие сложности были. Через 2 месяца к 30 марта задача должна быть выполнена полностью.
- Каждый день высылайте отчет о проделанной работе Елене Николаевне. Она будет вносить коррективы. Итоговое завершение задания должно быть через 10 дней.
Когда люди знают, что их контролируют и будут продолжать контролировать, они работают лучше.
Скажем это сейчас, скажем это и потом, а затем и в третий раз скажем. С нас не убудет, а вам прибудет. Основная проблема российского менеджмента – это проблема контроля!
- Каждый день мне докладывай, как идут дела.
- Я к вам буду заходить проверять, что все идет по плану, а через неделю все должно быть готово.
- Каждую неделю в электронном виду присылай мне отчет о сделанном. К 12 мая все должно быть выполнено.
Пятый шаг. Обсудить, что делать, если что-то пошло не так. Оговорить план «Б»
Вспомните фильмы про ограбление банков (кстати, почему их так много?). Там очень часто говорят: «Переходим к плану «Б». И этот план, запасной и продуманный заранее, уже все знают.
Если задача, которую вы ставите, имеет множество переменных и непостоянных, то почему бы вам не задуматься о вариантах развития событий, которые идут в разрез с ожидаемыми? И, впрямь, почему?
Так что сообщите, пожалуйста, что делать подчиненному тогда, когда все идет наперекосяк и не так, как хотелось бы.
- Если ты не понимаешь, где брать информацию, обратись к Артему Никифорову.
- Если будет не хватать людей, нужно поговорить с Константином Погореловым.
- Если окажешься в полном тупике, сразу ко мне. Не жди!
Вы можете добавить, что сотруднику нужно принести хотя бы одно свое предложение по выходу из тупика. Тогда он будет концентрироваться не только на проблеме, но и на ее решении.
Если вы поклонник экстремального обучения, и любите «помещать солдат в местность смерти», то пятый пункт, конечно, можно и упустить. Но учтите, вы рискуете.
Корпоративные тренинги по этой теме: Постановка задач, Делегирование полномочий, Тактическое управление.