Предупрежден, значит вооружен! Предлагаю систематизировать ошибки, которые мы допускаем при управлении временем. Моя авторская модель «ТОПИ» позволяет запомнить основные типы ошибок, чтобы вовремя их диагностировать: технические, объективные, психологические и инструментальные.
Что пожирает наше время? И кто? Хронофаги! Это такие существа наподобие лангольеров. Только последние поедают прошлое, а хронофаги расправляются с настоящим! Я здесь применяю понятие «хронофаги» в качестве синонима ошибкам управления времени.
Почему используется акроним «ТОПИ», с чем это слово должно ассоциироваться у вас? Топь – это болото, в трясине которого тонут наши планы и дела. А еще «Топи» — это мистический сериал по сценарию Дмитрия Глуховского про всякие странные вещи.
Так что давайте посмотрим, как сделать так, чтобы наши планы сбывались, и чтобы не было никакой мистики, когда мы не понимаем, почему мы не успеваем сделать то, что наметили в своем ежедневнике или планировщике!
Есть четыре типа ошибок тайм-менеджмента
- Технические.
- Объективные.
- Психологические.
- Инструментальные.
Технические ошибки управления временем
«Почему технические?» – спросите вы. Потому что, действительно, как допустить, так и исправить данные ошибки — это дело техники планирования и исполнения. В этом нет ничего особо сложного, просто надо следовать определенным правилам. И поэтому данные ошибки достаточно легко осознать и исправить.
Проблема в том, что их может быть очень много. Я приведу список, составленный мной, а вы можете его дополнять.
• У вас не расставлены приоритеты или расставлены неправильно.
• Для выполнения заданий не отводится достаточно времени. Расчет времени неправильный.
• Для выполнения незнакомых задач не отводится больше времени, чем для знакомых задач.
• Для дела назначается неподходящее время.
• Вы элементарно забываете, что надо выполнить определенное задание.
• У вас плохо организовано рабочее пространство.
• Вы не учитываете время на подготовку и на размышления.
• Вы не учитываете время на передвижения, на подключение к онлайн.
• Вы не учитываете незапланированные дела.
• Вы не отводите время на отдых.
• Вы не учитываете время на завершение и исправление ошибок.
• Переутомление.
• Неэффективное проведение совещаний, если вы руководитель.
• Недостаточный контроль за поставленными задачами и делегированными делами (если вы руководитель).
Чтобы предотвратить данные ошибки, нужно изменить свое поведение. Другой вопрос, что это иногда не так и просто, и, если вам действительно сложно дается коррекция данных ошибок, значит за ними стоят психологические факторы. Но о них мы поговорим дальше.
Объективные ошибки управления временем
Я называю их объективными, так как они в меньшей степени зависят от нас, а в большей от социального окружения и обстоятельств. Давайте посмотрим на список объективных ошибок управления временем.
• Вас назначили выполнять дело, но, к сожалению, вы не тот человек, которому нужно это делать. К примеру, предложенная вам задача слишком сложна для вас из-за того, что вам не хватает обучения или опыта работы.
• Вам сказали выполнять слишком большой объем работы, а вы не можете от него отказаться, например, потому что его некому выполнять.
• В компании или отделе, в котором вы работаете, проходят серьезных изменения. Как известно, перемены снижают скорость большинства процессов.
• Вы работаете в обстановке с высоким уровнем помех и не в силах это изменить.
• Ваш клиент, партнер, коллега не организован, но другого варианта у вас нет. Приходится работать именно с ним.
• Тормозит компьютер, зависают программы.
• Неясные ожидания вашего руководителя.
• Неэффективные совещания, если вы не организатор, а только участник.
Первое, что приходит в голову человеку с активной жизненной позицией – это взять и изменить объективные обстоятельства. И этот импульс нельзя сбрасывать со счетов хотя бы потому, что он позволил человечеству создать ту цивилизацию, в которой мы сейчас живем и плодами которой наслаждаемся.
Но иногда мы просто маленькие люди, винтики в системе, наш голос не слышат, наше влияние недостаточно, чтобы что-то изменить. Так что, можете попробовать изменить обстоятельства, но не бейтесь слишком долго в закрытую дверь.
Часто легче просто признать реальность. Если не можешь изменить обстоятельства, которые тебя раздражают, измени свое отношение к ним! К примеру, в случае, когда ваш партнер является одновременно и неорганизованным, и важным, мы выделяем на него больше время, понимая, что к этому надо приспособиться.
Если назначенная нам задача является объективно сложной для нас, и мы не можем делегировать ее другим людям, мы, во-первых, выделяем на нее больше времени и, во-вторых, стараемся изучить лучше предмет, чтобы хотя бы в следующий раз выполнять ее быстрее.
Если ничто не работает, мы приходим к своему боссу с повинной головой и говорим: «Это мне не по зубам, давайте не терять время. А я буду учиться, чтобы быть готовым в будущем».
Психологические ошибки управления временем
Мы подошли к самому сложному пласту хронофагов. Это слово изначально использовал Андрэ Моруа в книге «Письма незнакомке», говоря о людях: «Оно обозначает опасную разновидность людского рода: пожирателей времени.
Хронофаг — это чаще всего человек, у которого нет настоящего дела и который, не зная, на что убить свое время, решает заполнить свой досуг, пожирая ваше».
Все четыре типа ошибок в модели «ТОПИ» являются хронофагами. Но самые опасные хронофаги – это мы сами для самих себя!
И этому способствуют наши психологические проблемы. Проблемы, которые можно сделать возможностями, если мы подойдем к ним с нужной стороны.
Пожалуйста, прочитайте список психологических ошибок управления временем и выберите две-три из них, которые характерны для вас.
• У вас не прояснены собственные цели и приоритеты.
• У вас слабая воля и самодисциплина.
• Вы – «укротитель хаоса». Страх вынужденного бездействия. Страх перед завершенностью.
• Вы любите жертвовать собой.
• Вы не умеете говорить «нет» другим.
• Страх перед возможной неудачей.
• Не хочется или лень нарушать существующий порядок дел.
• Перфекционизм. Шлифовка любимых дел.
• Откладывание трудных задач на потом.
• Затягивание нелюбимой работы.
• Страх потерять свои творческие силы, если все будет организовано и разложено по полочкам.
Вы выбрали? Только, прошу вас, не говорите: «Нет таких!» – или наоборот: «Все пункты подходят». Принцип «все или ничего» здесь лучше не применять. Выберите два или три хронофага и начинайте с ними работать ежедневно!
Тут можно и даже хочется целую книгу написать, и названием каждой главы будут вышеперечисленные пункты. Но мы этого прямо сейчас делать не будем, а скажем, что с психологическими хронофагами сложнее всего работать.
Почему?
Во-первых, их не так сложно осознать и принять. Во-вторых, если вы даже их понимаете всецело, то изменить себя не так-то просто. Если бы это было несложно, так по земле ходили бы сплошь и рядом совершенные люди.
Так что не расстраивайтесь, если у вас не получается с первого раза преодолеть силу привычки (а привычка, как известно, является второй натурой), пробуйте снова и снова. Вода камень точит и смелость города берет!
Еще можно задать себе вопрос: «Какой психологический выигрыш я получаю от того, что позволяю данному хронофагу управлять моим временем?» – и ответ вас может очень даже удивить. И пробудить!
Инструментальные ошибки управления временем
Из названия понятно, что речь идет об инструментах. В нашем случае – об инструментах управления временем. Когда вы выбираете неправильные инструменты, скажем, вместо крестовой отвертки берете плоскую, то работать становится затруднительно.
Надо выбрать правильный инструмент планирования. Каким планировщиком вы пользуетесь? Ваша CRM-система, Outlook, Google, Wrike, Trello, Todoist, TickTick, бумажные ежедневник?
Если ваш планировщик вам не нравится или не позволяет вам выполнять работу эффективно, значит поменяйте его! И найдите тот, который больше всего подходит вам!
Какие инструментальные ошибки управления временем мы совершаем?
• Неправильный выбор планировщика (о чем мы только что говорили).
• Неприменение или неправильное применение методов тайм-менеджмента (к примеру, матрица Эйзенхауэра или метод помидора).
• Отвлечения, вызываемые слишком частыми сигналами из мессенджеров, социальные сетей или электронной почты. В принципе звуковые и зрительные оповещения созданы для того, чтобы помогать вам, но они очень часто делают обратное – мешают нам.
Инструментальные хронофаги, как и технические, достаточно легко осознать, если о них задуматься, и не так сложно исправить, если приложить усилия.
Заключение
Итак, отслеживайте ошибки управления временем, которые вы совершаете, по модели «ТОПИ»: технические, объективные, психологические, инструментальные.
Технические и инструментальные ошибки достаточно просто диагностировать. Для их исправления необходимо поменять свое поведение.
Объективные хронофаги также несложно увидеть, но изменить порой очень непросто. Тогда надо их признать и принять.
Психологические ошибки сложнее заметить, а исправить еще сложнее. Для этого нужно менять и свое отношение, и поведение, и даже, возможно, свою картину мира.
В любом случае, предупрежден – значит вооружен!
Читайте также “Системный тайм-менеджмент – модель “ПИНТА”