Для эффективного управления временем вам нужно помнить о пяти важных элементах модели «ПИНТА»: планирование, исполнение, настрой, тренировка и анализ.
Данный фреймворк описывает системный взгляд на тайм-менеджмент. Модель «ПИНТА», не является частным методом, но предлагает вам целостное видение, в рамках которого вы можете использовать другие принципы и подходы.
Знаете, что пинта – это не только мера объема в традиционной английской системе мер (0,568 литра), но «Пинта» — это еще и название одного из трех кораблей первой экспедиции Колумба, с которого вахтенный матрос Родриго де Триана в 1492 году открыл Америку.
А я предлагаю использовать свою авторскую модель «ПИНТА» для эффективного управления временем. И когда вы будете заказывать в баре очередную пинту пива или думать об открытии нового бизнес-проекта, вспоминайте этот фреймворк!
Итак обратимся, к пяти составляющим управления временем
- Планирование, постановка целей и задач.
- Исполнение запланированного, организация собственной деятельности и работы других.
- Настрой, самомотивация, формулировка смысла.
- Тренировка умений и навыков.
- Анализ собственных действий, контроль и коррекция поведения сотрудников.
1. Планирование
Как говорил Воланд: «Для того, чтобы управлять, нужно, как-никак, иметь точный план на некоторый, хоть сколько-нибудь приличный срок».
И, действительно, целеполагание, умение определять цели и ставить задачи – это важнейшая составляющая менеджмента в целом и управления временем, в частности.
Причем управление временем (тайм-менеджмент) одинаково важен как для руководителей, так и для неруководящих сотрудников.
Естественно, жизнь часто вносит свои коррективы, но это не значит, что надо просто плыть по течению. Мы строим свою жизнь, мы – кузнецы своего счастья и достояния.
И «самый лучший способ предсказать будущее – это создать его», и «провалить планирование – это значит спланировать провал»!
Планируете ли вы свое время, используя органайзеры и планировщики, применяя разные технологии приоритезации задач?
- К примеру, как часто вы используете матрицу Эйзенхауэра?
- Или вы применяете свои критерии для расстановки приоритетов?
- Используете ли метод помидора?
- Составляете ли вы список для «найденного времени», для заплаток?
- Отводите ли вы 30 % времени на незапланированные, срочные дела в соответствии с методом «Альпы»?
Все перечисленные технологии позволяют структурировать ваши дела.
Хочу успокоить тех, для кого все или большинство перечисленных методов не являются каждодневными и привычными инструментами управления временем. Даже если вы не используете ни одну из перечисленных частных технологий, но тем ни менее регулярно планируете свои дела, вы на правильном пути!
2. Исполнение
В самом простом и непрофессиональном виде управление временем (тайм-менеджмент), увы, ограничивается исключительно планированием. Но есть и другие столпы тайм-менеджмента, без которых просто не обойтись. Мало только запланировать, нужно еще исполнить! Вот на этом многие и срываются.
Представьте себе (или вспомните), вы наконец-то решаете на полную использовать Outlook или Google календарь или, может быть, вы покупаете себе новый красивый ежедневник, который очень приятно держать в руках. Затем вы расписываете для себя год, полгода, квартал, месяц и подробно, буквально по минутам планируете неделю вперед.
Но уже в первый день вы понимаете, что что-то идет не по плану. Все больше и больше запланированных дел отодвигается на потом, в ваши планы врывается собственная лень, неисполнительность других, прокрастинация (оттягивание сложных и нелюбимых дел), срочные и непредвиденные дела.
И чем дальше в лес, тем больше дров. И лес рубят – щепки летят. А еще за деревьями леса не видно! И что чаще всего делает нормальные человек в такой ситуации? Правильно! Он решает делать так, как делал до этого. Ведь он же был в какой-то степени эффективен…
И это еще полбеды, если вы не исполняете только ваши дела, настоящая беда заключается в том, если вы не организуете работу других людей или, еще хуже, мешаете, чаще всего непреднамеренно, деятельности других.
Если вы руководитель, но не обеспечиваете своевременного выполнения того, что запланировали для своей компании или отдела – это, как говорится, не есть хорошо.
Если вы руководите проектом и не организуете деятельность таким образом, чтобы все (или хотя бы почти все) шло по плану – это тоже нельзя назвать результативной работой.
А почему так происходит? Почему мы не исполняем то, что запланировано? В данном случае, слава богу, ответов больше, чем вопросов!
Предоставлю вам несколько из них.
Потому что мы не применяем технологии управления временем, потому что мы не учитываем хронофаги – пожиратели времени и ошибки планирования (вы можете, к примеру, применить мою авторскую модель «ТОПИ»), потому что мы не проявляем достаточной воли.
И почему мы иногда неэффективны при организации работы других, почему ваши люди не делают того, что было великолепно запланировано? Здесь тоже, слава тому же богу времени, много ответов.
Потому что мы не применяем технологии постановки задачи и делегирования полномочий! Потому что не своевременно осуществляем промежуточный контроль! Потому что мы не даем качественную обратную связь! И потому что мы опять не проявляем достаточной воли.
Но где же взять эту волю к организации и исполнению запланированного? А на это у нас есть ответ – надо уметь настраиваться!
3. Настрой
Настрой, самомотивация, мотивации других, формулировка смысла. Чтобы что-то выполнить эффективно, необходимы не только и даже не столько технологии, более важным элементом является правильное отношение (attitude, как любят говорить наши англоязычные друзья).
Психическое состояние и отношение к тому, что мы делаем, определяет очень многое. Вы думаете, почему люди с удовольствием слушают мотивационных спикеров?
Потому что они глупые? Конечно, нет! Ответ другой – потому что нам нужна мотивация, нам нужно быть в определенном состоянии-настрое, нам нужно конструктивно относиться к людям и ситуациям, к проблемам и возможностям!
Настроиться на нужный лад может помочь многое: спокойное сосредоточение, четкое проговаривание цели, хорошая музыка, лаконичная мысль умного человека, правильный вопрос и так далее.
Приведу пример.
У меня спрашивает участник тренинга по тайм-менеджменту: «Как заставить себя делать то, что постоянно откладываешь?» И я предлагаю ему задавать себе каждый день вопрос: «Что произойдет, если я и дальше будут это откладывать?» – и честно отвечать себе на него. И ответ на этот вопрос, действительно, позволил человеку настроиться на дело и наконец-то его выполнить.
Когда вы ставите задачу другому человеку, не забывайте про мотивационные фразу (и я не говорю сейчас об обещании денег). В этом вам, например, поможет моя авторская модель постановки задач «МАРСОВ».
Когда вы делегируете полномочия и ответственность, обязательно сконцентрируетесь на пользе для компании, для людей и для человека, которому вы делегируете. А этому может способствовать моя авторская модель делегирования «СОПКИ».
Правильному настрою помогают многие вещи: умение перемежать формы активности, чтобы предотвращать пресыщение, знание того, как не допускать выгорания, собственного и своих сотрудников. Боевой настрой зависит и от того, насколько ты выспался, веришь ли ты в свое дело и четко ли ты видишь перед собой результат.
И, конечно, нельзя не учитывать, что каждый из нас стремится видеть смысл в своей работе. Так что расширение смысла деятельности дает нам дополнительные силы, а обесценивание работы, непонимание значимости и реалистичности ведет нас к фиаско.
И тут мы подходим к следующему пункту модели «ПИНТА», к тренировке.
4. Тренировка
Никакие технологии не усваиваются за один раз, никакие правила не становятся частью жизни, если их не тренировать!
Существует четыре уровня освоения социальных технологий.
- Возможно, вы слышали и читали о матрице Эйзенхауэра. Это первый уровень.
- Вероятно, вы даже способны пересказать ее суть. Это уже второй уровень.
- Есть шанс, что вы несколько раз применяли данную технологию. В данном случае вы перешли на третий уровень.
- И нельзя исключать того, что вы тренируете использование данной модели постоянно, внося свои коррективы в нее, адаптирую под себя и специфику своей работы. И в данном случае вы демонстрируете освоение четвертого уровня.
Вы понимаете, о чем я говорю?! Уверен, что вы понимаете, но у меня есть некоторые сомнения, что вы будете стремится к четвертому уровню освоения. Вернее, стремится, может, и будете, а вот достигнуть, по крайней мере, самостоятельно и не все смогут.
И это не обвинения по отношению к вам, уважаемый читатель. Это констатация факта, это признание общечеловеческих слабостей. Часто, когда говорят: «Мы всего лишь люди», – имеют в виду, что человек совершает ошибки и поддается соблазнам.
Лень, недопонимание важности, самомнение – вот только несколько причин, которые тормозят наши ежедневные тренировки, к которым я здесь так призываю вас.
Чем больше мы тренируем какую-либо технологию управления временем, тем больше мы присваиваем ее, делаем ее часть своей профессиональной и даже личной жизни.
Кстати, бизнес-тренинги как раз и нацелены на то, чтобы показать, как тренироваться и одновременно с этим мотивировать участников на самостоятельную тренировку.
Без навыков невозможно реализовать план. А чтобы сформировать навыки надо их тренировать.
И переходим к последней букве «А»!
5. Анализ
Любое управление должно подразумевать анализ работы! Это аксиома, а аксиомы, как известно, не требуют доказательств. Но мы все-таки попробуем доказать.
Если вы не анализируете свои успехи и неудачи, вы не знаете, почему, как и когда вам надо менять подход.
Более того, аналитическая функция мышления заложена, буквально вшита в наше сознание. Есть, безусловно, люди, которые пренебрегают ею, я таких лично знаю, и сам бывает грешу этим. Но здесь точно нечем гордиться.
После каждодневного или недельного планирования и исполнения запланированного всегда отводите 10-20 минут для анализа.
Какие хронофаги были вашими главными препятствиями (модель «ТОПИ»), насколько вы эффективно ставили задачи себе и другим (модель «МАРСОВ»), как вы делегировали полномочия и свои дела (модель «СОПКИ»)?
Не забывайте использовать модель Эйзенхауэра, разрешите себе творить и создавать собственные фреймворки управления временем. И обязательно анализируйте!
А затем проводите коррекцию и давайте обратную связь своим сотрудникам или членам проектной команды.
Заключение
Расскажу напоследок одну из моих любимых притч.
Идет путник по дороге, а его останавливает стражник и говорит: «Стой, мой хозяин желает знать, кто ты, куда идешь и зачем?» «А сколько тебе платит твой хозяин?» – спрашивает путник. «300 золотых!» – отвечает стражник. И тогда путник предлагает ему: «Я буду платить тебе в 5 раз больше – 1 500 золотых, если каждый день ты мне будешь задавать эти три вопроса: «Кто ты? Куда идешь? И зачем?»
Для эффективного управления временем вам нужно помнить о пяти важных элементах модели «ПИНТА»: планирование, исполнение, настрой, тренировка и анализ. Уделяйте им внимание. И тогда вы будете понимать, кто вы, куда идете и зачем!
Ну и последняя рекомендация от модели «ПИНТА». Как бы ты ни был занят, всегда надо находить время для того, чтобы собираться с друзьями, заказывать по пинте пива и смеяться от души над превратностями судьбы и своими факапами!