На встречах с HR-менеджерами или руководителями часто обсуждается организация тренинга. Конечно, содержание тренинга – важная составляющая успешного обучения, но и от правильной организации бизнес-тренинга зависит результат.
При планировании бизнес-тренинга в компании необходимо учесть много составляющих, чтобы избежать организационных ошибок.
Для того, чтобы быстро пройтись по всему процессу организации тренинга для сотрудников, мы подготовили ответы на 7 самых распространенных вопросов об организации тренингов. Плюс добавили несколько полезных статей, которые взяты из книги Николая Рысёва «Как вести бизнес-тренинги».
В первую очередь материалы будут полезны тем, кто занимается организацией корпоративного обучения для сотрудников. Хотя многие принципы подходят и для проведения открытых, сборных семинаров и бизнес-тренингов.
Ключевые вопросы про организацию тренинга
1. Какое оптимальное количество участников?
2. Как подобрать зал для тренинга?
3. Можно ли присутствовать руководителям на обучении?
4. Какой должна быть общая продолжительность тренинга?
5. Какие могут быть форматы тренинга?
6. Что должны знать участники тренинга о предстоящем обучении?
7. Почему должна быть круговая расстановка?
Итак, приступим к организации тренинга для ваших сотрудников!
Оптимальное количество участников корпоративного тренинга
Сколько человек отправить на обучение? Это один из ключевых вопросов при организации корпоративного тренинга.
Из нашей практики тренинги чаще всего проводит для групп до 20 человек. При этом группа может быть: 4, 7, 12 и так далее. Если у вас отдел продаж, например, 20 человек, конечно, нужно отравлять всех без исключения. Если график работы, не позволяет собрать всех в одно и то же время, тогда можно разделить обучение на 2 группы.
А если, скажем, всего есть всего 4 человека, например, руководители подразделений, то может ли проводиться корпоративный тренинг для такой небольшой группы? Да, 4 участника – вполне достаточное количество для тренинга.
Может быть, не будет сильной динамики во время тренинга, зато индивидуальное внимание, которое тренер сможет уделить каждому участнику, будет максимальным. И количество тем можно больше проработать, если группа небольшая.
Рекомендации
Если проводите тренинг, то включайте всех сотрудников из отдела. Или обучайте как минимум 80 % людей, чтобы сформировался общий понятийный язык и увеличилась мотивация на работу.
Для съездов и конференций действуют немного другие правила. На съезд собираются 70-150 человек одновременно и обучение больше проходит в формате конференции с элементами практики. К примеру, наша компания RECONT обеспечивает на конференции большой объем практики с разбором кейсов, работой в группах и выступлениями на общий зал. Здесь многое зависит от хорошо спланированной структуры тренинга и вовлекающего, мотивирующего стиля ведения тренинга.
Для того, чтобы больше разобраться в теме, почитайте статью «Оптимальное количество участников корпоративного тренинга» Николая Рысёва, известного российского бизнес-тренер, автора книг «Как вести бизнес-тренинги?», «Активные продажи», «Технологии лидерства».
Краткое содержание статьи:
- Откуда пришла цифра 12 при организации тренинга.
- Возможности работы с группой участников от 12 до 25 человек.
- Почему бизнес-тренинг можно проводить для группы больше, чем 12 человек.
- Какое минимальное количество участников может быть на тренинге.
- Технологии, которые позволяют эффективно работать с большими группами.
Как подобрать зал для тренинга
Несмотря на кажущуюся простоту здесь кроется много вопросов.
Честно сказать, мы сами иногда выбираем неправильный зал. Например, подобрали хороший конференц-зал рядом с офисом для проведения тренинга, но не знали, что в этом же здании будут проходить выступления детей.
Хорошо, что нас не задело это мероприятие. Но мы для себя поставили заметку спрашивать: «А что у вас будет проходить в тот же день?». Фестиваль «Монстры рока!»😊))
Ключевые характеристики для выбора тренингового зала
1. Площадь зала нужно подбирать исходя из количества участников. На каждого человека – 3 квадратных метра и более. К примеру, 10 человек – 30 квадратных метров и более, 20 человек – 60 квадратных метров и более. В таком случае будет достаточно места для всех, люди не будут чувствовать себя скованно и можно будет объединять спокойно людей в малые группы кругами по 3-6 человек.
2. Помещение должно быть с возможностью рассадки участников овалом – полукругом. То есть должна быть возможность расставить стулья кругом для всех участников таким образом, чтобы между стульями оставалось еще какое-то расстояние. Круг или полукруг объединяет людей, позволяет каждому человеку видеть всех других. За счет этого командная работа на тренинге проходит эффективно и увлекательно.
3. Очень важное требование – это проветриваемое помещение, то есть возможность открыть форточки. Если нет доступа свежего воздуха в помещение, то внимание людей падает. Люди начинают зевать не потому, что материал скучный, а просто потому, что физиологически не хватает кислорода. При этом приточно-вытяжная вентиляция, которая есть в большинстве бизнес-центров, бывает, к сожалению, недостаточной.
4. Еще ряд пунктов, которые рекомендуем проверить: наличие кондиционера (если жарко), хорошее освещение, достаточная звукоизоляция помещения и отсутствие шумных соседей (проводил я однажды тренинг рядом со свадьбой – им было весело, нам – сложно).
Для тех, кто хочет углубиться в организацию пространства на тренинге, рекомендуем статью «Почему должна быть круговая рассадка?».
Присутствовать руководителям или нет
Мы всегда за то, чтобы руководители принимали участие в тренинге. На 100 % поддерживаем эту идею! И большинство руководителей участвуют в тренинге вместе со своей командой. И это здорово!
Почему мы рекомендуем руководителю участвовать в тренинге?
- Своим присутствием он демонстрирует эталонное поведение. Я с вами. То, что здесь происходит, очень важно.
- Руководитель на тренинге может предлагать действительно хорошие и дельные идеи во время обсуждения злободневных тем.
- Руководитель после тренинга может использовать язык, который сформировался на тренинге. Он может уже после тренинга обсуждать со своими людьми технологии, которые активно прорабатывались на тренинге.
- Руководитель видит своих людей в действии, причем мы здесь не говорим об оценке людей с целью принятия административных решений. Часто после тренинга руководители говорят, что увидели своих подчиненных с другой положительной стороны, увидели новые грани и возможности людей.
Иногда обсуждается немного другой вопрос: «А может руководитель посидеть в уголке и посмотреть, как его люди работают?» То есть руководитель находится в качестве наблюдателя, не участника. Как с этим быть?
Предлагаем несколько вариантов:
1. Все-таки сделать руководителя участником тренинга. Потому что наблюдатель вызывает ассоциацию оценки, а оценка и тренинга – это две разные процедуры. При неправильно организованной оценке люди зажимаются, стараются не высовываться, начинают больше сопротивляться. А наша цель на тренинге – создать демократичную атмосферу, где люди могут спокойно ошибаться, не боясь наказаний, где люди могут пробовать новые технологии, ошибаться, исправлять ошибки становится сильнее.
2. Предложить руководителю быть активным участником во время общих обсуждений и упражнений, где работают все (к примеру, игры в парах и тройках). А когда проводятся ролевые игры на общий зал, пускай работают сотрудники, все-таки тренинг для них планировался. Руководитель может выступать в роли помощника или официального эксперта.
3. В случае большой группы от 50 человек можно перевести руководителя в статус эксперта или члена жюри. В больших группах легче вводить особые роли для участников.
Когда не нужно руководителям участвовать в тренинге?
Есть удобный алгоритм:
- Поместите руководителей и сотрудников на десятибалльную шкалу исходя из иерархии компании.
- Определите, где находятся руководители и сотрудники. Например, руководитель находиться на шкале «5», а сотрудники на шкале «3». Здесь все хорошо и на тренинге не будет возникать напряженность из-за присутствия руководителей.
- Если же разрыв между руководителями и подчиненными очень большой, стиль руководства более авторитарный и/или сотрудники видят руководства крайне редко, то руководителю лучше не принимать участие в тренинге.
Для того, чтобы было более понятно, представьте, что вы пришли в офис и увидели королеву Елизавету (во плоти) или Мика Джаггера. Какая тут может быть работа?!
Продолжительность тренинга
Для того, чтобы определить продолжительность тренинга, нужно учитывать несколько параметров.
Количество тем для проработки
Каждая тема включает теорию и практику. У нас, например, среднее соотношение 70 % – практика и 30 % – теория. Если планируется презентация и разбор заранее заготовленных рабочих кейсов, то время увеличивается.
Также надо учитывать глубину проработки и сложность темы.
Обычно в течение одного дня изучается 4-6 тем.
К примеру, на тренинге по продажам в течение одного дня можно прокачать такие темы, как холодные звонки, вступление в контакт при личной встрече, выявление и формирование потребностей и презентация. А вот тема «работа с возражениями» занимает как минимум полдня.
На тренинге по управлению людьми за один день можно пройти следующие темы: планирование и прогнозирование, обучение людей и наставничество, постановка задач и мотивация людей.
Количество участников
При первом взгляде может показаться, что, чем больше участников, тем длиннее тренинг, потому что тренер должен каждому уделить внимание и время персонально
Каждый человек, которые принимает участие на тренинге, требует определённого времени. Например, если в группе 5 участников и каждый должен подготовить выступление на 7 минут, то в общей сложности нужно потратить 35 минут. Это только на выступление, без учета подготовки, примеров, информационных блоков и вопросов. Посчитайте количество времени, которое нужно для 20 участников.
С другой стороны, не всегда все участники должны демонстрировать те или иные навыки на общий зал. К примеру, готовится презентация в группах по 5 человек. До конца подготовки участники не знают, кто именно будет презентатором. А в конце подготовки тренер бросает жребий, кто конкретно из группы будет презентовать. В результате готовятся все, так как на каждого может выпасть жребий, а презентаций на общий зал проходи 4 или 5.
Уровень участников
Здесь, к сожалению, надо сказать, что чем ниже уровень участников, тем больше нужно времени на обучение. Каждую тему надо делить на раздельные блоки, чтобы упрощать восприятие материала.
И отработки навыков должно быть больше, чтобы одна и та же технология хотя бы дважды использовалась на практике во время бизнес-тренинга.
Если проводить сравнения по уровню восприятия материала, то в среднем для обучения сотрудников магазина (b2c) нужно больше времени, чем на сотрудников отдела продаж (b2b).
При этом встречаются и совершенно обратные ситуации, когда розница показывает себя на олимпийской уровне, а отдел продаж b2b включается очень медленно.
Как рассчитать продолжительность тренинга?
Возьмем, например, программу тренинга «Тактический менеджмент» – ссылка идет на программу тренинге, где указана продолжительность 8-16 часов. Посмотрите, как много тем заложено в программу.
Очень часто спрашивают: «А можно в один день провести тренинг?» И понятно, что можно, если мы сокращаем темы. Вот так выглядит тренинг «Тактический менеджмент» на один день, 7-8 часов, после обсуждения задач с клиентом.
Конечно, здесь указаны основные пункты без дополнительных тем.
1. Прогнозирование и планирование.
2. Постановка задач и обеспечение доступности понимания и мотивации к исполнению.
3. Мотивация и активизация работы персонала.
4. Контроль над исполнением принятых решений.
5. Технологии обратной связи.
Для большего вовлечения и усиленного воздействия на участников мы рекомендуем проводить 2-дневные (14-16 часов). От этого вы только выиграете.
Ну а если случится чудо, и вы решитесь на 3-дневный тренинг (21-24 часа), то ждите чудес и от самого тренинга!
Формат проведения, длительность и график
Оффлайн-тренинг
Сейчас активно используются несколько форматов: офлайн, онлайн и смешанный формат. Все они работают хорошо для отработки навыков.
График оффлайн-тренинга:
Тренинги в офлайн-формате чаще всего проводятся по 7-8 часов в день или по 4-5 часов в день. Соответственно, график строится, опираясь на общую продолжительность обучения, то есть 2 дня по 7-8 часов или 4 дня по 4 часа.
Конечно, иногда заказывают однодневные тренинги и не так часто, как хотелось бы, трехдневные. Но 2 дня тренинга по 7-8 часов или 4 дня по 4 часа – это уже устоявшаяся и проверенная временем классика бизнес-тренинга.
Преимущества офлайн-формата:
- Высокая динамика тренинга с полным погружением в обучение, если тренинг проводится 2 или 3 дня подряд. Но даже за 1 день тренинга включение участников становится достаточно высоким.
- Большая продолжительность обучения при проведении тренинга 4 дня по 4 часа в день. Здесь есть хороший плюс – возможность работать в тот же самый день и использовать пройденные технологии сразу после тренинга.
Онлайн-тренинг
Тренинги в онлайн-формате проводятся по 1,5-3 часа за одну сессию. Не рекомендуем больше 3-х часов, потому что люди устают и плохо усваивают материал.
График составляется исходя из общей продолжительности обучения. Так, например, 10 часов тренинга – это 5 сессий по 2 часа, 15 часов онлайн-тренинга можно провести за 5 сессий по 3 часа.
Конечно и здесь наблюдается тенденция заказчиков укорачивать тренинги. Поэтому мы часто проводит онлайн-тренинги в формате 3 дня по 3 часа.
А можно провести тренинг в формате 2 дня по 3 часа? Можно, но материала будет пройдено меньше и комплексное воздействие тренинга также уменьшается.
Преимущества онлайн-тренинга:
Возможность обучать распределенную команду. Отлично подходит для компаний, у которых все коммуникации проходят в онлайн.
Тренинг можно проводить в течение долгого времени. К примеру, недавно Николай Рысёв проводил тренинг 16-часовой тренинг «Активные продажи» по две 2-часовые сессии в неделю. Получилось обучение в течение месяца. Люди находятся в процессе обучения длительное время и из-за этого эффект усиливается.
Онлайн-тренинг также хорошо подходит для обучения навыкам, как и офлайн. Можно тренировать управленческие навыки, навыки переговоров и продаж.
Таким образом, онлайн-тренинги хорошо позволяют работать с кейсами, отрабатывать на практике определенные навыки и проводить групповые упражнения. В нашем случае структура онлайн-тренинга включает следующие элементы:
| Подача материала | Онлайн-сессии с ведущим тренингов | Раздаточные материалы на примерах компании | Презентация материала Powerpoint |
| Отработка на практике | Работа подгруппах и индивидуальная в сессионных залах | Разбор кейсов | Домашние задания |
| Структура | 30 % информации от ведущего | 80 % практика: отработка технологий и разбор кейсов, обратная связь | 5-10 % самостоятельная работа |
| Формы работы с группой | Упражнения для отработки технологий и навыка | Групповые обсуждения и принятие решений | Презентация проектов, написание сценариев |
| Обратная связь и поддержка от ведущего | Общение с ведущим тренинга на протяжении всего тренинга | Разбор домашних заданий с коллегами и обратная связь от ведущего | Общение в WhatsApp или Telegram группе и ответы на вопросы |
Подготовка сотрудников к тренингу
Корпоративный тренинг всегда подразумевает подготовку со стороны тренинговой компании и отдела персонала.
Мы, например, для кастомизации программы тренинга и для вовлечения участников проводим встречи с каждым участником тренинга по 10-15 минут до тренинга, делаем анкетирование и неоднократно обсуждаем задачи с ЛПР.
Таким образом, потенциальные участники тренинга понимают, какой тренинг планируется и что от них ожидают.
Тренинг начинается не тогда, когда участники входят в тренинговый зал, а тогда, когда участники начинают готовиться к тренингу!
Однако, большую часть информации о предстоящем обучении, сотрудники получают от отдела персонала или обучения.
Что должно быть сделано:
- Выслано информационное письмо о тренинге: тема обучения, когда, кто ведет и что ожидается от участников.
- Письмо о том, с кем они будут взаимодействовать и какие этапы подготовки будут проходить.
- Напоминание за несколько дней о тренинге с адресом или онлайн-ссылкой.
Звучит все просто, правда?
А теперь посмотрите на ошибки, которые бывают при подготовке тренинга. Это уже проявляется прямо тренинге.
Пишем на основании собственного опыта:
- Люди не понимают, зачем им нужно обучение по этой теме.
- У сотрудников нет камер или микрофонов, чтобы они могли принять участие в онлайн-тренинге.
- О том, сколько времени будут занимать обучение, сотрудники узнают уже на тренинге.
Конечно, описанные ситуации скорее исключение и здесь они приведены в качестве примеров.
Почему на тренинге должна быть круговая рассадка?
Мы видим иногда фотографии от бизнес-тренеров, где люди сидят рядами за столами и рядами без столов (рассадка – кинотеатр).
Такая рассадка хороша для конференции или семинара, но не для бизнес-тренинга.
На настоящем тренинге рассадка должна быть по кругу или полукругом, овалом. Почему? Приводим аргументы.
- Когда люди сидят кругом, то каждый видит каждого. За счет этого создается атмосфера общего включения, доверия, командной работы.
- Круговая рассадка подразумевает равные права и возможности каждого участника, равенство позиций. Нет людей из первых рядов и нет людей из последних рядов.
- Когда кто-то высказывается, все остальные его видят.
- При круговой рассадке сложнее спрятаться за спинами других и отсидеться на тренинге. Все участвуют, все вовлечены и отрабатывают навыки.
- Круговая посадка без столов позволяет быстро создавать малые группы по 3-5 человек для подготовки к тому или иному упражнению.
- Круговая рассадка гарантирует больше пространства и комфорта для участников.
Есть и еще дополнительные аргументы. Но мы остановимся на этом.
Заключительные мысли об организации тренинга
1. Количество участников может быть разным. Маленькая группа – 3-4 человека. Классическая группа – 14-16 человек. Неоклассическая группа – 20 человек. Большая группа от 30 человек. К каждой группе используется свой подход, применяются особые технологии ведения бизнес-тренинга.
2. Зал должен быть большим, комфортным, с возможностью проветривания и с хорошей звукоизоляцией.
3. Руководителю чаще всего не то, что можно, а нужно присутствовать на тренинге. Но в качестве участника. Ни в коем случае не быть наблюдателем.
4. Классическая продолжительность – 14-16 часов. Но можно начать и с одного дня (7-8 часов).
5. У онлайн-тренинга свои преимущества, у офлайн-тренинга – свои. Выбирайте, в любом случае вы выиграете!
6. Тренинг начинается не тогда, когда участники входят в зал, а когда они начинают готовятся к тренингу!
7. Именно круговая рассадки придает тренингу атмосферу доверия, общей включенности и равенства прав и возможностей.