8 способов улучшить корпоративный онлайн-тренинг в 2024 году

Многие компании сейчас обратились к онлайн-тренингам, чтобы поддерживать уровень навыков и мотивировать сотрудников. И надо признать, что тенденция может сохраниться даже после пандемии.

Cогласно исследованию McKinsey большинство компаний (67%) относят корпоративное обучение к важнейшим факторам и считают, что развитие навыков сотрудников стало еще более необходимо, чем до пандемии.

Если добавить к этому, что удаленный формат работы стал популярен у сотрудников и поддерживается компаниями, то вполне объяснимо, что в долгосрочной перспективе многие компании остановились на более гибком формате работе.   

Так что онлайн-тренинги смогут уверенно удержать ведущие места в линейке корпоративного обучения.

Содержание статьи:

• Сложности при проведении онлайн-тренингов.
• Что такое онлайн-тренинг?
• 8 способов улучшить корпоративный онлайн-тренинг.

Сложности при проведении онлайн-тренингов

Онлайн-тренинги как бы должны быть мотивирующими, динамичными и достигать заданных результатов. Всегда ли это так?

К сожалению, нет.

Подчас часть аудитории просто теряется в процессе, уходит пить кофе или листает вкладки на компьютере (или играет с кошечкой).

Почему не всегда удается вовлечь и удержать участников? Можно выделить ряд причин:

• Плохая подготовленность и вовлеченность участников. Слабая осведомленность, зачем они пришли.
• Недостаточное техническое оснащение (плохой звук и ужасные камеры или даже их абсолютное отсутствие).
• Участники онлайн-тренинга подключаются к онлайн-тренингу в условиях высоких помех.
• Плохо подобранное время проведения.
• Недостаточные коммуникации между участниками в процессе онлайн-тренинга.
• Недостаточные коммуникации ведущего онлайн-тренинга с участниками.

Как это можно изменить?

В процессе проведения онлайн-тренингов у нас сформировался ряд правил, которые могут существенно влиять на эффективность.

Но сначала давайте определимся, что подразумевается под эффективностью и онлайн-тренингами.

Просто чтобы мы с вами были, так сказать, на одной стороне.

Онлайн-тренинг и эффективность

Что такое онлайн-тренинг?

Термин онлайн-тренинг сравнительно недавний и бывает, что возникает некоторая путаница вокруг этого понятия.

Давайте разберемся с этим.

Онлайн-тренинг является частью экосистемы онлайн-обучения, которая может также включать вебинары, готовые онлайн-курсы, дистанционное обучение или e-learning.

Онлайн-тренинг проводиться с использованием различных платформ для видеоконференций, например, Zoom и включает взаимодействие с участниками в реальном времени. В процессе онлайн-тренинга сотрудники участвуют в различных упражнениях для отработки умений и навыков. Для усиления визуализации и вовлечения часто используются дополнительные инструменты, например, доски Miro.

Характеристики онлайн-тренинга:

• Синхронность – все участники проходят онлайн-тренинг в одно и то же время.
• Демонстрация экрана – ведущий онлайн-тренинга и сами участники могут демонстрировать рабочие материалы коллегам.
• Теория не должна занимать более чем 50% времени, остальное – практика.
• Групповые упражнения в комнатах с последующей демонстрацией на общий круг или отработкой в ролевых играх с представителями из других комнат.
• Коммуникации в чате. 
• Индивидуальная работа.
• Обратная связь участникам от бизнес-тренера.
• Обратная связь участникам друг от друга.
• Подведение итогов в малых группах и на общий зал, постановка целей на будущее.

Что подразумевается под эффективностью онлайн-тренингов?

Надо сказать, что, когда речь идет о корпоративном формате онлайн-тренингов, эффективность тесно связана с задачами компании. А именно:

• Обучить новым технологиям, процессам, стандартам.
• Ускорить адаптацию технологий и знаний к рабочим процессам.
• Повысить вовлеченности участников.
• Формировать положительное отношения к обучению, в том числе, к онлайн-тренингам.

Как улучшить корпоративный онлайн-тренинг?

1. Сформировать ожидания от онлайн-тренинга

Подчас сотрудники не до конца понимают, на какой тренинг они сейчас попали. Им вроде говорили что-то, но потом позабылось. Они могли прийти на тренинг прямо с рабочего совещания, после командировки или просто после сложных переговоров.

И здесь они находятся в неопределенности. Надо как бы быстро включиться, понять, о чем идет речь и что необходимо делать. И показать себя с лучшей стороны, если, конечно, нельзя будет отсидеться спрятавшись за монитором.

Поэтому очень важно сформировать однозначные ожидания у каждого участника онлайн-тренинга. Сотрудники должны знать, что они получат от обучения, что они должны делать и на что направлен онлайн-тренинг.

Что можно рекомендовать сделать:

• Подготовить информационное письмо для сотрудников с подробным описанием онлайн-тренинга: даты проведения, график, основные темы, как будет проходить тренинг, задачи и кто является участниками, кто будет вести тренинг.
• Подчеркните важность и необходимость мероприятия. Опишите, почему необходимо участвовать на онлайн-тренинге и какие результаты ожидаются от участников.
• Запланируйте отправить информационное письмо несколько раз.
• Попросите добавить в календарь, если это необходимо.
• Используйте различные коммуникационные каналы, принятые для общения в вашей компании.

2. Повысить вовлеченность участников

Если вы думаете, что вовлеченность участников формируется прямо на онлайн-тренинге, что ж, подумайте еще раз.

В наши дни трудно привлечь внимание людей практически на любое мероприятие. Онлайн-тренинги здесь никоим образом не являются исключением.

Поэтому необходимо заранее вовлечь всех участников, чтобы на онлайн-тренинге их внимание было полностью сосредоточено на материале.

Что можно рекомендовать сделать:

Провести анкетирование участников по темам обучения

В процессе анкетирования участники отвечают на вопросы, связанные с программой обучения и описывают кейсы, сложные ситуации для включения в онлайн-тренинг. Таким образом, тренинг персонализируется, и сами участники больше вовлекаются в процесс.

Анкета не должна быть большой или сложной. Желательно включать вопросы, где можно сделать выбор из тем и буквально пару вопросов открытого типа. Оптимальное время для заполнения не более 15 минут.

Организовать встречи в Zoom с участниками и ведущим онлайн-тренинга

Онлайн-встречи позволяют участникам более свободно высказаться о предстоящем обучении.  Сотрудники, которые настроены позитивно смогут поделиться своими задачами и кейсами, а участники, настроенные негативно, смогут показать свое раздражение предстоящим обучением и задать «сложные» вопросы ведущему.

Можно организовать такие встречи в групповом режиме, но мы предпочитаем встречаться с каждым (если это не группа в 100 человек, конечно) по 10-15 минут.

К чему надо быть готовым на встрече с негативно настроенными участниками:

• Провокационное вопросы: «А кто вы такой/такая?» «А что нового можете рассказать?» «Мы и так все знаем».
• Пассивно-агрессивная позиция, которая характеризуются короткими ответами, типа «да/нет», холодным или не вовлечённым тоном. 

В результате онлайн-встреч с участниками можно получить следующее:

• Установить контакт с участниками тренинга уже до тренинга.
• Понять процентное соотношение положительно и негативно настроенных участников.
• Убрать полностью или частично негатив по отношению к обучению за счет диалога с теми, кто испытывает недовольство предстоящим обучением.
• Собрать хорошие и сложные реальные кейсы для отработки на онлайн-тренинге.

Самое главное заключается в том, что короткие онлайн-встречи позволяют сэкономить время и с большей пользой использовать его на онлайн-тренинге. Так как уже в процессе подготовки, во-первых, происходит работа с сопротивлениями участников и, во-вторых, собирается отличный материал (кейсы) для отработки.

3. Усилить и добавить коммуникации

Один из самых сложных аспектов виртуального обучения — удерживать внимание людей. И, пожалуй, ничто так не фокусирует внимание, как живое общение с коллегами: обмен мнениями, отстаивание своей точки зрения или разбор кейсов в группе.

Мы всегда подчеркиваем, что тренинг рассматривается как командная работа и интенсивный, конструктивный обмен профессиональным опытом.

Чтобы удержать внимание в процессе онлайн-тренинга можно использовать:

• Онлайн-чаты

Задавайте больше вопросов участникам. И комментируйте ответы сразу же или буквально через небольшой промежуток времени.

• Работа в сессионных залах.

В Zoom, например, есть возможность разделения групп по комнатам или сессионным залам, где участники могут отработать задания. Пользуйтесь этой функцией, чтобы сотрудники могли обсудить кейсы и поработать с материалом.

• Опросы в процессе онлайн-тренинга

Опросы можно готовить заранее и получать ответы прямо в процессе онлайн-тренинга. Это удобная функция, если вы хотите продемонстрировать участникам определенные закономерности и показать, что они также относятся к данной группе.

• Общение с ведущими онлайн-тренинга

В процессе обычного тренинга участники часто задают вопросы ведущим. Почему бы не предоставить такую же возможность и в процессе онлайн-тренинга?

Вопросы от участников позволяют понять, насколько сам материал «отзывается» и насколько соотноситься с рабочими процессами. Не говоря уж о том, что участники смогут прояснить для себя материал.

4. Дать возможность участникам запомнить и отработать материал

Большинство онлайн-тренингов включают оценку в конце онлайн-обучения или в конце обучающего блока. При этом часто исследуется субъективная полезность материала со стороны участников.

К примеру, при ответе на вопрос: «Что вы получили от тренинга?» — участники могут ответить: «Взрыв эмоций, общение с коллегами, тренер был скучным».

Нужна ли нам эта информация в рамках корпоративного обучения?

Может быть, иногда.

Но это никак не приближает нас к пониманию, насколько были усвоены технологии. Гораздо важнее понять, что объективно получили участники, какие умение они действительно приобрели и какие методы они стали реально использовать.

Смогли ли они запомнить и переработать технологии для своих рабочих задач?

Хочется напомнить про стадии обучения или освоения материала, которые использует Николай Рысёв, директор RECONT:

1. Не знает и не умеет.
2. Слышал о данной технологии, но не понимает ее сути, не применяет ее.
3. Знает и понимает технологию, но не умеет использовать.
4. Потенциально может использовать технологию, но не делает этого.
5. Применяет технологию в стандартном виде с пониманием того, что делает.
6. Применяет технологию в приложении к своим специфическим ситуациям.
7. Адаптирует технологию и создает на этой базе свои алгоритмы.

Естественно, для эффективного движения от уровня к уровню необходимо обеспечить, во-первых, оптимальное соотношение теории и практики и, во-вторых, продуктивную обратную связь всем участникам.

Данным семи стадиям усвоения материала мы посвятим отдельную статью. А сейчас скажем несколько слов о пользе тестов.

Для того, чтобы усилить запоминаемость материала и дать возможность попробовать поработать с технологиями, включайте больше тестов. Причем не только оценивающих, но и развивающих.

Для простого создания тестов и аналитики можно использовать Google Формы (Анкеты), Survey Monkey или LMS-систему.

Так, например, мы создаем тесты на базе LMS-платформы LearnDash. Что бы вы не выбрали, каждая из эти систем предоставляют массу возможностей для создания тестов и аналитики.

5. Установить адекватные временные рамки для освоения материала

Надо сказать, что онлайн-тренинг проводиться сессиями по 2-3 часа. В этот период ведущие дают теоретический материал, отвечают на вопросы, сотрудники разбирают кейсы и применяют материал по отношению к своим рабочим процессам. И надо подчеркнуть, что это все занимает время!

Помните о том, что если вы хотите, чтобы бизнес-тренер был волшебником, то вы получите сказочника.

Например, такая тема как постановка задач сотрудникам по модели «МАРСОВ» может занять все 3 часа онлайн-тренинга. И это еще не предел.

Обычно онлайн-тренинг состоит из 4-8 встреч по 2-3 часа в день.

На продолжительность онлайн-тренинга может влиять количество участников, подготовленность людей, которые участвуют в обучении и, собственно, объём материала.

Плюс ко всему, люди – это не роботы и обычно необходимо создать условия для того, чтобы включить сотрудников в процесс обучения. То есть нужно создать рабочую и увлекательную атмосферу для обучения.

Рекомендуем статью «12 правил тренинга, которые влияют на эффективность бизнес-тренинга»

Рекомендуем не гнаться за объёмом и найти адекватное соотношение теории и отработки технологий.

И, конечно, помните о когнитивной перегрузке, которая возникает, когда дается слишком много информации за один раз. Это делает ваши корпоративные онлайн-тренинги менее эффективными.

6. Привлекать экспертов/руководителей

В ряде случаев онлайн-тренинг проходит более динамично, если привлекается несколько экспертов. Это может быть сочетание привлеченных бизнес-тренеров, руководителей или экспертов в определенных областях.

Так, например, участие в онлайн-тренинге руководителей серьезно повышает значимость обучения. Руководители могут поделиться своими знаниями и экспертизой, что поможет сотрудникам усвоить материал.

Руководители могут выступать в качестве ведущих онлайн-тренингов или в качестве участников. Но только обязательно нужно определиться с ролью руководителя – либо он участник наравне со всеми, либо ведущий онлайн-тренинга.

И здесь часто возникает вопрос, а нужно ли, вообще, участвовать руководителям в обучении в качестве участника?

Мы рекомендуем участие руководителей наравне со своими подчиненными при условии, что в иерархической структуре они находятся на 1-3 ступени выше участников тренингов, но не более.  

Конечно, в зависимости от особенностей организационной структуры, корпоративной культуры и типа менеджмента в компании разница может быть и более 3-х ступеней.

Более подробно читайте в статье «Присутствовать руководителям или нет?»

7. Установить задачи обучения и как вы будете контролировать их достижение

Всегда необходимо иметь четкое представление, что вы пытаетесь достичь в результате обучения.

Каковы ваши основные цели обучения? Какие наборы навыков вы хотите развить или какую ключевую информацию вы хотели бы предоставить?

Как только задачи обучения установлены, определите каким образом вы будете отслеживать результаты онлайн-тренинга. Чем четче и конкретнее поставлены задачи, тем легче отслеживать их достижение.

Мы рекомендуем ставить задачи на онлайн-тренинг в терминах знаний, умений и навыков, которые оттачивают или приобретают участники. И здесь нам на помощь приходят технологии управления, переговоров и продаж.

К примеру, на онлайн-тренинге по управлению целью может быть усвоение модели делегирования «СОПКИ». А на онлайн-тренинге, посвященном продажам, можно оттачивать и прокачивать формы обработки возражений.

А затем уже после тренинга руководителю следует наблюдать за своими сотрудниками, чтобы понимать, насколько часто люди пользуются изученной технологией.

Еще руководителю нужно обсуждать на собраниях применение технологий с разбором удачных и провальных кейсов. Живой анализ ситуаций позволяет проверять достижение задач, поставленных на онлайн-тренинг.

Отдельно хочется отметить, что под эффективностью обучения подразумевается изменение поведения сотрудников через усвоение и адаптацию новых технологий, материала или навыков. И мы знаем, что в ряде компаний измеряется именно изменение в поведении сотрудников.

Призываем вас подумать об этом!

Также подвести итоги и проверить, насколько реализованы цели обучения, можно через разные формы обратной связи и проведение тестирования по основным темам, которые были затронуты в онлайн-тренинге.

Проще говоря, без оценок у вас нет возможности узнать, достигаете ли вы своей основной цели и насколько ваш текущий корпоративный план онлайн-обучения способствует достижению бизнес-показателей.

8. Контролируйте технические составляющие

И наконец последняя, но не менее важная составляющая онлайн-тренингов. Сколько копий здесь было сломано — и не сосчитать!

Технические сложности при организации онлайн-тренингов, конференций или даже встреч возникают достаточно часто.

Нам невероятно жалко, когда на онлайн-тренинг приходят участники, у которых нет компьютеров, плохой звук и несносные наушники, когда у людей ужасные по качеству камеры или их попросту нет. Особенно нам жаль, если мы несколько раз предупреждали об этом во время подготовки!

Обязательно проверьте и проконтролируйте, чтобы у каждого участника был свой компьютер, отличный интернет, хорошие наушники, качественная камера. Также нужно обеспечить пространство обучения, к примеру, участник онлайн-тренинга не должен сидеть в комнате с высоким уровнем шума.

Конечно, чем чаще проводится онлайн-обучение, тем реже возникают сложности.

Если для вашей компании онлайн-тренинги еще в новинку, рекомендуем подготовиться:

• Назначьте сотрудников, которые помогут с технической составляющей и предоставьте им график онлайн-тренинга.
• Попросите участников обучения заранее протестировать звук и видео. Заранее — значит за день до начала онлайн-тренинга и если что-то не работает, то у сотрудника будет время на исправление.
• Предупредите, что на онлайн-тренинге нужно будет включить камеру и общаться с другими участниками.
• Попросите находиться в зоне устойчивого интернета, то есть не использовать мобильный интернет, не находиться в дороге в это время или в шумном помещении.
• Уже в процессе подготовки опишите правила взаимодействия с другими участниками и с выступающими в процессе онлайн-тренинга. Например, можно сказать, что есть возможность задать вопрос в чате, использовать функцию «поднять руку», чтобы задать вопрос ведущему и так далее.
• Проведите тестовое подключение до обучения, если вы считаете, что это необходимо.

Заключение

Мы рассмотрели восемь способов как можно улучшить корпоративный онлайн-тренинг.

Очевидно, что ряд вопросов остался за рамками этой статьи. Так, например, хотелось бы больше поговорить про форматы проведения или неаккуратное использование графики в презентациях.

Уверены, что и у вас остались вопросы по организации «идеального» онлайн-тренинга. И это здорово! Потому что, если у вас есть вопросы, то ответы вы точно найдете!