Правильная формулировка проблемы – это ключ к решению. Неправильная формулировка проблемы – западня, ловушка. Но перед тем, как подробно рассматривать, как производить и менять формулировку проблемы, мы посмотрим на алгоритм принятия решения.
Правильно принятое управленческое решение может стоить миллионы долларов и миллиарды рублей! Сложные задачи закаляют наш дух, тренируют наш мозг и заставляют развиваться. «Если бы не было зла, то кто бы мог сказать, что такое добро?!» — говаривал Ходжа Насреддин, покачиваясь на своем упрямом, но умном осле.
«Если бы не было препятствий и сложностей в управлении и в жизни, то откуда бы мы черпали умение принимать решения?!» — поговариваем мы, покачиваясь в офисном или домашнем кресле. Изменение, постоянное изменение — вот наша стезя, стезя управленца, стезя человека.
Поиск и принятие правильных управленческих решений, правильных личных решений. Не знаю, как для вас, а для меня эти слова звучат как музыка. И если математика — царица наук, то принятие решений — император управления.
Принимая то или иное решение, мы находимся в точке расхождения будущих времен. То будущее, в котором будете жить вы, зависит от правильности вашего решения. Сад расходящихся тропок…
Рекомендуем корпоративный тренинг “Принятие управленческих решений” для руководителей.
Алгоритм поиска и принятия решений
А теперь обратимся к этапам решения задачи, к этапам поиска и принятие решения.
- Формулировка проблемы или возможности. От того, как сформулирована задача на 50 % зависит ее решение. Действительно, формулировка проблемы позволяет по-разному посмотреть на ситуацию.
- Стимулирующее представление задачи. Здесь имеется в виду зрительные средства, позволяющие более явно и выпукло изобразить задачу. Графики, диаграммы, круги Эйлера, матрицы, таблицы, иерархии и классификации, системы координат и модели – неполный список инструментов визуального представления.
- Мыслительные техники, направленные на поиск решения. Данные мыслительные техники являются результатом работы многих практиков в сфере психологии мышления. Здесь имеются в виду такие техники как «Обратная установка», «Случайное слово», «Список важнейших параметров» и многие другие. Данные методы позволяют посмотреть по-новому на сложно разрешимую проблему. Более того, мыслительные техники с определенной долей вероятности предлагают решения и для ранее неразрешимых задач.
- Инкубация. Порой важно, как говорится, переспать с идей, дать время вашему бессознательному найти правильное решение.
- Мыслительный инсайт. Это ага-реакция, когда мы вдруг внезапно осознаем решение и кричим: «Ага! Нашел!» Это именно мыслительный, не религиозный или духовный инсайт.
- Проверка на ошибки. Есть ряд причин ошибок при принятии решений. Их лучше знать, чтобы проверять, не наступаете ли вы на чужие грабли снова и снова. О причинах ошибок и когнитивных заблуждениях вы можете прочитать в статье “Когнитивные искажения. Как принимать правильные решения”
Когда применять алгоритм поиска и принятия решений
Что вы делаете, когда не можете найти решение проблемы?
Когда решение есть, и оно является достаточно удовлетворительным с точки зрения снижения расходов, повышения доходов, экономии времени, снижения рисков, контролируемости бизнеса и прочих показателей деловой эффективности, вас можно только поздравить и пожелать удачной реализации намеченного. А когда решения нет, не найти, что вы делаете?
Что вы делаете, когда не можете найти решение управленческой проблемы? Вы разговариваете с людьми, вы запираетесь в кабинете, вы звоните коллегам, вы задаете вопрос в ChatGPT, вы садитесь в машину и вдавливаете по максимуму педаль акселератора? Что вы делаете, когда не можете найти решение управленческой проблемы? «Я не знаю, что делать», – слышим мы нерешительное признание руководителя. Бинго! В самую точку!
Что вы делаете, когда не можете найти решений личной проблемы? Советуетесь с друзьями, едите на природу, напиваетесь, смотрите видео на YouTube, читаете книги и статьи, как другие люди поступили в данном случае? А если все-таки решение так и не приходит в голову, что вы делаете? «Сложно сказать», – говорите вы мне. И я вас понимаю!
Вот когда вы не знаете, что делать для эффективного поиска решения, тогда и стоит применять алгоритм поиска и принятия решения! Мы рассмотрим каждый пункт алгоритма, поясним его суть и приведем несколько классных примеров.
Правильная формулировка проблемы или возможности – это на 59% найденное решение!
Правильная формулировка проблемы – это на 50 % найденный ответ. Вопрос подобен подарку на день рождения или Новый год, разворачивая который, мы обнаруживаем ответ. Вопрос фокусирует нас на определенной части действительности, она заставляет нас посмотреть на мир и на себя определенным образом.
О, глупцы, недооценивающие значение вопросов! К вам я взываю! О, глупцы, недооценивающие значение вопросов! Вас я молю! Продолжайте делать то, что делаете и ничего не меняйте. Потому что мы будем делать по-другому и будем вести в счете, будем лидировать в игре, имя которой бизнес, имя которой жизнь. И как раз с помощью вопросов мы производим формулировку проблемы или возможности.
Но если вы решаете какой-то личный вопрос, не сформулировав его до конца, если вы недооцениваете силу правильно заданного вопроса, то в данному случае я не буду злорадствовать и иронизировать, а сразу вас призову использовать техники постановки вопросов.
Допустим, вы ощущаете снижение мотивации персонала. Вы задаете себе вопрос. Как повысить мотивацию персонала? Так звучит изначальная формулировка проблемы. Вроде как вопрос задан, и нам осталось только малость – ответить на него. Но ощущение простоты иногда может быть обманчивым. Не тот ли это случай? Давайте поиграем с вопросом, создадим разные варианты данного вопроса и пожонглируем ими, давайте применим другие формулировки проблемы. Вот, что вам предлагается.
Техника «Формулировка проблемы или возможности»
1. Произвести изначальную формулировку проблемы.
Как повысить мотивацию персонала?
2. Переформулировать вопрос, заменяя исходное вопросительное слово на другие.
- Как повысить мотивацию персонала?
- Зачем повышать мотивацию персонала?
- Кто повысит мотивацию персонала?
- Что повысит мотивацию персонала?
- Насколько повысить мотивацию персонала?
Получаются новые вопросы, новые настроения, новые точки зрения, новые формулировки проблемы. Будем их пока копить и ничего не вычеркивать. Еще успеем.
3. Переформулировать исходный вопрос, применяя слова – синонимы, тем самым, меняя направление нашего полета (или карабканья) мысли.
- Как повысить мотивацию персонала?
- Как увеличить производительность труда?
- Как побудить людей работать лучше?
- Как увеличить скорость работы?
- Как вовлекать людей в работу?
Чувствуете, снова появляются новые грани, новые формулировки проблемы? Продолжаем копить вопросы.
4. Переформулировать наш начальный вопрос, задавая вопросу вопрос (это не тавтология) «зачем?» Затем мы должны ответить на вопрос: «Зачем?» И полученный ответ мы должны снова преобразовать в вопрос. И к этому новому вопросу задать новый вопрос: «Зачем?» И так надо сделать 3-5 раз.
Как повысить мотивацию персонала? Зачем повышать мотивацию персонала? Чтобы снизить количество ошибок!
Как снижать количество ошибок у людей? Зачем снижать количество ошибок? Чтобы не тратить много времени на контроль.
Как уменьшить время на контроль? Зачем уменьшать время на контроль? Чтобы больше заниматься стратегией развития, а не текущими оперативными вопросами.
Как заниматься больше стратегическим развитием?
Из этого списка нам нужны забрать вопросы, которые начинаются на слово «как». Эти новые вопросы – это новые формулировки проблемы или возможности.
5. Теперь все получившиеся вопросы надо собрать в единый список формулировки проблемы.
- Как повысить мотивацию персонала?
- Зачем повышать мотивацию персонала?
- Кто повысит мотивацию персонала?
- Что повысит мотивацию персонала?
- Насколько повысить мотивацию персонала?
- Как увеличить производительность труда?
- Как побудить людей работать лучше?
- Как увеличить скорость работы?
- Как вовлекать людей в работу?
- Как снижать количество ошибок у людей?
- Как уменьшить время на контроль?
- Как больше заниматься стратегическим развитием?
Получилось 12 вопросов. Вместо одной целых двенадцать формулировок проблемы, вот здорово то, правда?!
Если вы не испытываете сейчас щенячьего восторга, так это потому, что вы, наверное, не любите вопросы. Вы хотите сразу иметь уже ответы.
Ранжируйте вопросы!
Итак, возвращаемся к нашим 12 вопросам, которые предоставляют нам разные формулировки проблемы или возможности.
- Проранжируйте вопросы по степени актуальности, насущности. Оставьте теперь те вопросы, которые, по вашему мнению, действительно важные. Здесь могут происходить необычные вещи. Вы вдруг осознаете, что значение исходного вопроса затмевает другой, который пришел во время использования техники.
Вы можете понять, что, может быть, сейчас не столько важно то, как повысить мотивацию персонала, сколько то, как уменьшить время на контроль. И на этот вопрос на самом деле вам и нужно сейчас отвечать! И эта формулировка проблемы является самой значимой на данный момент!
2. Начинайте искать ответы с первого, самого важного вопроса. И вы найдете ответ!
Техника «5 почему»
Уважаемый читатель, мы рассматривали 7 шагов принятия решений в другой статье. И там был третий шаг – диагностика и каузальный (причинный) анализ. И как раз мы подробно разбирали технику «5 почему». Это очень похожий инструмент.
Разница в том, что, когда мы задаем вопрос: «Почему?» – мы концентрируемся на причинах и прошлом, а когда мы задаем вопрос: «Зачем?» – мы фокусируемся на решениях и будущем. То есть «5 почему» — это еще одна техника формулировки проблемы или возможности.
Обе техники – отличные, вы можете пользоваться ими по очереди!
Главное – найти правильную формулировку проблемы или возможности!
Правильная формулировка проблемы или возможности – это на 59% найденное решение!
Статьи по теме: 11 функций руководителя №1: как управлять людьми