Давайте обратимся к тому, как организовать процесс принятия решений. Какой последовательности шагов при принятии решений лучше следовать? Как не упустить важные критерии при принятии решений?
Как учесть одновременно и эмоционально-интуитивную, и причинно-логическую составляющую вашего решения? Как не допустить опрометчивости в процессе принятия решений?
Существует 7 шагов, которые обеспечивают планомерное движение по процессу выбора оптимального варианта.
- Осознание потребности в решении.
- Эмоциональный анализ ситуации.
- Диагностика и каузальный (причинный) анализ.
- Разработка вариантов решения.
- Выбор наилучшего решения.
- Реализация решения.
- Оценка результатов и обратная связь.
Перед тем, как вы, мой дорогой читатель, будете возмущаться и ворчать, что это слишком простая модель, задайте себе вопрос: «А как часто я сам последовательно пользуюсь данными шагами, чтобы принять важное решение?»
И задайте себе второй вопрос, пожалуйста: «А как я реализую каждый шаг? Что я делаю конкретно?»
Рекомендуем корпоративный тренинг “Принятие управленческих решений” для руководителей.
Первый шаг процесса принятия решений. Осознание потребности в решении
Иногда кажется очевидным, что пришло время в принятии решении. У вас часто глохнет машина – понятно, что нужно ехать к ремонтникам. Помидоры, которые вы покупаете в определенном месте, стали водянистыми и невкусными – разумеется, стоит поискать новый овощной магазин.
У вас увеличился процент увольняющихся сотрудников, вам как руководителю, безусловно, нужно разбираться в ситуации. Продажи в компании падают каждый месяц в течение квартала – пора анализировать то, что происходит. Уже неделю идет снег, пора думать, куда ехать кататься на лыжах. С рынка ушел ваш главный конкурент, нужно срочно завоевывать его клиентов.
Но бывает так, что потребность в принятии решения не очевидна. И примеры таких случаев меньше всего приходят мне сейчас в голову. Потому что их не так легко диагностировать! Это как зуб, который надо было вылечить еще год назад, а теперь приходится его вырывать.
Для того, чтобы выявлять потребности в решении на ранних этапах, нужно регулярно, скажем, раз в полгода, проводить инвентаризацию своей жизни и работы. В процессе такой внутренней диагностики, вы можете осознать, что пора искать новую работу, потому что налицо знаки того, что грядут изменения в компании и вы можете лишиться своего места.
Если вы руководите отелом продаж, есть вероятность того, что в процессе регулярного аудита своей деятельности вы обнаружите некоторый застой в продажах или снижение мотивации менеджеров по продажам. Значит нужно будет принимать решение по этому поводу.
Или, скажем, вы руководите бизнесом и видите, что конкуренты начали использовать новые методы поиска клиента, а вы нет, то, возможно, настал момент для принятия решения. Когда ваш друг перестал вам звонить, то, вероятно, вам нужно принять решение серьезно с ним поговорить, почему так происходит или хотя бы встретиться с ним и поболтать.
Второй шаг процесса принятия решений. Эмоциональный анализ ситуации
Не забывайте, что сначала у нас идет эмоциональная реакция, а затем логическая. Эмоции срабатывают в первую очередь, хотим мы этого или нет. Поэтому в процессе принятия решений нужно прислушаться к своим импульсам.
Эмоции одновременно являются и нашими союзниками, и нашими врагами. Если мы прислушиваемся к ним и принимаем их во внимание, они работают на нас, если мы поддаемся им полностью, они не самые лучшие наши советчики.
Эту стадию в процессе принятии решения чаще всего пропускают, как будто бы мы логичные роботы. А зря! Что вам нужно сделать?
- Назвать для самого себя эмоции, которые вы испытываете.
- Объяснить для себя эти эмоции.
- Подумать, как вы примите во внимание данные эмоции, но одновременно не отдадитесь им.
Зачем нужно уделять внимание собственным эмоциям в процессе принятии решения?
Вспомните себя, когда вы оттягиваете принятие решения. Почему вы это делаете? Вам не хочется, вы боитесь, вам лень… В любом случае, это эмоции, которые препятствуют сделать выбор. Тогда нужно их проанализировать.
Вы очень хотите что-то купить, у вас невозможный зуд новинки, вы просто уже и часа не можете подождать. Или вы хотите инвестировать деньги в новый бизнес и вам уже не терпится все начать. Откуда это нетерпение, полезно ли оно вам? Не потеряете ли вы из-за непродуманных действий. Необходимо проанализировать свое эмоциональное состояние.
Уже пережив эмоцию, признав и назвав ее, вы лучше начинаете понимать себя.
Третий шаг процесса принятие решений. Диагностика и каузальный (причинный) анализ
Следующий шаг – это понимание причин того, что происходит. Для этого рекомендую отличную технику «5 почему». Вы 5 раз подряд задаете вопрос «почему?», причем задаете его по отношению к полученному ответу.
Приведу пример
Допустим, человеку все чаще и чаще скучно по вечерам. Он задает первый вопрос: «Почему?» И отвечает на него: «Потому что я все основное время сижу дома и смотрю кино». Теперь надо задать вопрос: «Почему я все основное время сижу дома и смотрю кино?» Человек отвечает: «Потому что я привык так жить».
Надо задать третий раз вопрос: «Почему я привык так жить?» И вот ответ на него: «Потому что я не пробую нового». Надо спросить четвертый раз: «А почему я не пробую нового?» Ответ: «Потому что я боюсь». И последний, пятый вопрос: «Почему я боюсь?». И пятый ответ: «Потому что надо мной не раз смеялись».
Итак, у нас есть несколько ответов, каждый из которых достоин внимания и своего решения.
Возьмем другой пример. Предположим (хотя тут и предполагать не надо), что человек не доволен тем сколько он зарабатывает. Первым вопросом будет: «Почему я так мало зарабатываю?»
Ответ напрашивает сам: «Потому что на данной работе не платят больше». Второй вопрос: «Почему я выбрал данную работу?» Ответ: «Потому что не нашел ничего другого».
Третий вопрос: «Почему я не нашел другой работы?» И ответ будет: «Потому что не учитывал всех возможностей». Задаем четвертый вопрос: «А почему я не учитывал всех возможностей?» Ответ звучит так: «Потому что не посвятил этому достаточное внимание и время».
И наконец вопрос номер пять: «Почему я не посвятил этому достаточное внимание и время?» Ответ номер пять будет следующий: «Потому что не знал, где и что искать!»
Теперь мы можем искать варианты решения на каждый из ответов. Эта техника стремится сконцентрировать ваше внимание на корневых причинах и поэтому вам более важные не первые, а последние ответы, которые могут принципиально по-другому раскрыть для вам проблему.
Давайте рассмотрим третий пример, строго для бизнеса. Первое почему. «Почему у нас снизились продажи?» Ответ: «Потому что менеджеры меньше продают из-за усилившейся конкуренции». Второе почему. «Почему менеджеры меньше продают из-за усилившейся конкуренции?» Ответ: «Потому что не знают, как реагировать на более низкую цену наших конкурентов».
Третье почему: «Почему менеджеры по продажам не знают, как реагировать на более низкую цену наших конкурентов?» Ответ: «Потому что, во-первых, мы не создали для них четкие ответы и, во-вторых, у нас нет хорошей тренировки менеджеров по продажам».
Четвертое почему: «Почему мы не создали для менеджеров четкие ответы и стратегию поведения, когда клиенты выбирают конкурентов?». Ответ: «Потому что всегда это откладывали на потом и были более важные дела». Пятое почему: «Почему откладывали на потом?» Ответ: «Потому что не считали это достаточно важным».
Теперь надо пройтись по списку всех вопросов и ответов и выбрать то, с чем будете работать в первую очередь. Вам нужно выбрать самую важную причину, которая влияет на объем продаж. И напоминаю, что лучше идти от последних ответов, потому что они могут зрить в самый корень!
Неплохая техника процесса принятия решений, правда?
Техника анализа причин
Еще одна техника анализа причин также связана с вопросами. Но в данном случае нужно задать разные вопросы. Вот их примерный список.
- Насколько сильно состояние неустойчивости, в котором оказалась компания, мой отдел или я лично?
- Когда это произошло?
- Где это произошло?
- Как это произошло?
- С кем это произошло?
- В чем состоят причинно-следственные взаимосвязи? Какие действия привели к нежелательным последствиям?
- Можно ли было этого избежать?
- Насколько оперативно следует устранить проблему?
Если вы честно проанализируете вашу проблему по всем данным вопросам, то, я вам гарантирую, что вероятность нахождения лучшего варианта в процессе принятия решения увеличивается значительно!
Четвертый шаг процесса принятия решения. Разработка вариантов решения
Помните, мы на предыдущем шаге обсуждали проблему вечерней скуки? У нас получилось 5 ответов на 5 вопросов: «Почему?» Давайте на каждый вопрос придумаем решение.
- Потому что я все основное время сижу дома и смотрю кино. Решение – 2 раза в неделю ездить к друзьям, гулять по городу, ездить на конференции.
- Потому что я привык так жить. Решение – раз в неделю пробовать что-то новое.
- Потому что я не пробую нового. То же самое решение – раз в неделю пробовать что-то новое.
- Потому что я боюсь. Первое решение – лучше исследовать свой страх. Второе решение – идти навстречу страху.
- Потому что надо мной раньше смеялись, что было очень неприятно. Решение – отделить прошлое от настоящего. Сказать себе, что твое прошлое на тебя влияет, но не полностью определяет. Второе решение – научиться смеяться над собой вместе с другими. Третье решение – смеяться над другими в ответ.
Неплохо получилось, правда? Есть, на чем поразмыслить во время процесса принятия решений!
Пятый шаг процесса принятия решений. Выбор наилучшего решения
Часто наилучший вариант решения — это тот вариант, который, во-первых, соответствуют вашим целям и, во-вторых, потребляет наименьший объем ресурсов.
Но тут могут быть и другие критерии лучшего решения. Поэтому для вас является действительно важным выбор критерия или нескольких критерием для принятия решения.
Повторюсь, намеренно повторюсь, для выбора наилучшего решения надо определиться с критериями выбора. Этот момент люди часто упускают в процессе принятие решений, причем как личных, так и бизнес-решений.
Казалось бы, это просто – сказать себе, с какой точки зрения мы оцениваем эффективность решения. Доход, прибыль, уровень вашей радости и счастья, стабильность, развитие, соответствие нормам и правилам? Какие критерии вы выбираете, чтобы принять решение?
Так что при принятии следующего решения, вернее при выборе его оптимального варианта сначала напишите 3-5 критериев выбора, затем выберите 1-2 и уже, основываясь на этих критериях, определяйтесь с вариантом действий.
И так поступайте каждый раз при принятии важных решений. Ответьте сначала на вопрос: «По каким критериям я буду выбирать наилучшее решение?»
А уж затем ищете ответ на вопрос: «Что для меня или для нас является наилучшим решением исходя из данного критерия?»
Рекомендую ознакомиться с техникой формулировки проблемы и возможности “5 зачем” в статье “Формулировка проблемы: разбор ключевых шагов при принятии решений”.
Шестой шаг процесса принятия решений. Реализация решения
Перечислим несколько законов реализации решений.
- Чем больше усилий предполагает реализация решения и чем ниже вероятность достижения цели, тем с большей уверенностью можно сказать, что решение умрет на этапе реализации.
- Многие решения не были реализованы, потому что либо люди забыли, что они был приняты, либо каждый думал, что реализацией должен заниматься другой.
- В процессе реализации решения всегда будут неожиданные трудности.
- В вашей жизни в целом и на работе, в частности, всегда будут люди и обстоятельства, которые сопротивляются реализации принятого решения.
- Чтобы закончить дело, нужно предпринять волевое усилие.
Допустим вы приняли решение улучшить подготовку менеджеров по продажам. Вы разработали план обучения как внутреннего, так и с помощью внешних бизнес-тренеров.
Но если вы не будете придерживаться плана, если вы будете говорить себе, что есть более важные задачи, чем обучение людей (а вам всегда будет казаться, что они, действительно, есть) то вы так и не реализуете свое решение.
Или вы решили похудеть. Вы продумали все шаги, которые приведут вас к вашим «минус 10 кг». А как насчет реализации принятого решения? Вы решили освоить новую профессию, которая, во-первых, более интересна, во-вторых, приносит больше денег.
Дело за малым! На самом деле, за очень большим – за реализацией. А реализация является важнейшей частью процесса принятия решений!
Седьмой шаг процесса принятия решений. Оценка результатов и обратная связь
После того, как решение было выполнено, нужно оценить, насколько вы довольны результатами. Того ли вы ожидали, что получили? Могло ли получиться лучше? И если вы работали вместе с другими, то дайте им конструктивную обратную связь и получите ее от них.
Каждая работа, каждый этап жизни должен заканчиваться работой над ошибками! Самая главная человеческая ошибка состоит в том, что он не признает собственных ошибок.
Пробегитесь, пожалуйста, по алгоритму 7 шагов процесса принятия решений. И отметьте для себя то, 1-2 пункта, которые вы делаете лучше всего и 1-2 шага, над которыми вам надо серьезно поработать. Прямо с сегодняшнего дня поработать! И теперь примите за правило. Как только вы решаете принять важное стратегическое или хотя бы тактическое решение в своей жизни, смотрите на этот алгоритм процесса принятий решений.
Рекомендуем похожие статьи: