Какие методы вы используете для визуализации проблемы?
Человек часто сталкивается с нечетко поставленными задачами. Нам приходится периодически находиться в области неявного знания, в слабо изученных и описанных ситуациях.
Не достает информации, примеров, определенности правил игры, промежуточных и конечных целей. Это создает для нас дополнительные сложности, но это же, делает нам определенный вызов, откликаясь на который, мы становимся креативнее, предприимчивее, решительнее и, в конечном итоге, результативнее.
Можно сказать, что мы часто оказывается в сфере плохо определенных проблем и возможностей. Нам подчас сложно осознать, в чем состоит сама проблема, а не то, что найти пути ее решения. То есть, нам не хватает структурированности.
Но мы ее можем приобрести за счет стимулирующего представления, за счет методов визуализации!
Здесь основной принцип – разнообразие наглядного представления. Наглядность и разнообразие. Разнообразие и наглядность! Нарисовав задачу, представив ее зрительно, мы ее лучше поймем, и, возможно, даже увидим пути поиска решения.
Визуализация – это второй шаг алгоритма поиска и принятия решений! Рекомендую почитать про алгоритм поиска и принятия решений в статье.
Рекомендуем корпоративный тренинг “Принятие управленческих решений” для отработки навыков по принятию решений
Методы визуализации: рисунки, круговые диаграммы, графики
Рисунок как метод визуализации
Графическое изображение задачи может свести сложную задачу к очевидной. Вот пример.
Буддийский монах выходит в 6 утра из монастыря и идет высоко в горы. Где-то он идет быстрее, где-то останавливается для отдыха. Он доходит до вершины горы к 4 часам дня. Там он предается медитации, затем ложится спать. В 6 утра следующего дня монах начинает спускаться вниз к монастырю.
Дорога обратно также неравномерна. Он идет с разной скоростью, где-то отдыхает, где-то ускоряет шаг. Спускается и поднимается монах по одной и той же тропинке. Вопрос состоит в следующем: существует ли пространственная точка, которую монах минует в одно и то же время суток, когда он поднимается и когда спускается? Я не спрашиваю, где эта точка, я спрашиваю, есть ли она в принципе!
Признайтесь, задача заставляет задуматься! Возможно, кому-то она покажется даже сложной. Хотя, может быть, у вас сейчас есть ощущение простоты, но вы не можете понять, в чем эта простота.
А теперь посмотрите на этот график! Ну, как? Естественно, что искомая точка неминуемо присутствует: это точка пересечения графиков. Изображая задачу, зрительно ее представляя, мы пришли к решению.
Разумеется, существует точка на тропинке, которую монах пересекает в одно и то же время суток, когда поднимается и когда спускается. Каждый день она может быть разной, но она есть! Для этого нам нужно было нарисовать график, представить вопрос наглядно.
Круги Эйлера – метод визуализации проблемы
Еще один возможный способ представления задачи — круги Эйлера. Говорят, математик Эйлер придумал свои знаменитые круги-диаграммы, когда обучал немецкую принцессу законам логики.
Попробуем представить следующую задачу, используя круги Эйлера. Представим себе следующую проблему.
В компании существует отдел продаж и отдел маркетинга. Менеджеры отдела продаж продают своим клиентам по схеме: холодный звонок – коммерческое предложение – повторный звонок – встреча – письменное предложение индивидуального решения – повторная встреча – заказ.
Естественно, что на каждом этапе сделка может сорваться, какой-то этап можно перепрыгнуть, к какой-то стадии приходится возвращаться снова. За каждым из менеджеров по продажам закреплена своя территория.
Отдел маркетинга планирует рекламу и акции по стимулированию сбыта. Также маркетологи планируют и организуют конференции и обучающие семинары для потенциальных, новых и постоянных клиентов.
Проблема заключается в том, что менеджеры по продажам не всегда говорят маркетологам, с какими клиентами они уже работают, с какими ведут предварительные переговоры. Также отдел продаж редко сообщает о пожеланиях клиентов и их жалобах, полагая, что маркетологи и так это должны знать.
Отдел маркетинга в свою очередь не всегда оповещает менеджеров по продажам о готовящихся рекламных и стимулирующих акциях. Также результаты исследований, проводимых отделом маркетинга, носят внутренний, закрытый характер и, если и выходят вовне, то попадают на стол генерального директора, но не в руки менеджеров по продажам.
Таков общий рисунок проблемной ситуации. Кстати, она вам ничего не напоминает? Давайте попробуем применить круги Эйлера для наглядного обозначения проблемы. Попробуем еще один метод визуализации проблемы.
Площадь кругов — это информация, которая появляется у отдела маркетинга и отдела продаж соответственно. Естественно, сейчас круги пересекаются, но не совпадают.
Для того, чтобы открыть замок, иногда нужно просто пошевелить ключом и попробовать разные положения. Давайте нарисуем несколько сочетаний, каждое из которых может символически предлагать решение проблемы.
В центре отдел маркетинга, его окружает отдел продаж, которые и контактирует с клиентами. Все действия отдела маркетинга происходят через отдел продаж.
Плюс: менеджеры по продажам знают желания и цели отдела маркетинга.
Минусы: не вся информация извне может возвращаться во внутренний круг, к маркетологам; маркетологи теряют живую связь с внешней средой и становятся кабинетными.
Два полукруга соединены общей границей. Каждый отдел контактирует по своим задачам с рынком. Что может быть это чертой? Ведь сразу возникает такой вопрос. Что может быть данной границей контакта?
Наши версии: компьютерная программа, в которой учитываются все взаимодействия с клиентами, и которая доступна всем; специальный координатор, согласующий действия отдела маркетинга и отдела продаж (таким координатором может быть и коммерческий директор, которому подчиняются оба отдела).
Как мало действий с нашей стороны, и как много мыслей в нашей голове! В каждой простоте есть свое очарование. Представление задачи в виде кругов Эйлера направляет нашу мысль по нескольким тропкам, каждая из которых может оказаться в результате дорогой к успеху в бизнесе или путем к удачном индивидуальному решению.
Продолжим экспериментировать с кругами!
Что такое икигай?
Знаете ли вы, что такое икигай? С японского языка это слово переводится как смысл жизни. Икигай – это то, ради чего хочется вставать по утрам!
Марк Винн в 2014 году с помощью четырех пересекающихся кругов объяснил всему миру, что такое работа мечты. Всего лишь четыре окружности, а как изящно!
Давайте на посмотрим на икигай, на счастье в работе, на счастье в нашей деятельности.
Для того, чтобы с удовольствием просыпаться по утрам и спешить на работу, вам нужно, чтобы ваша деятельность соответствовала четырем критериям.
- Вы любите то, что вы делаете.
- То, что вы делаете, нужно людям и миру.
- Вы действительно сильны в том, что вы делаете.
- Вам хорошо платят за то, что вы делаете.
Если вы занимаетесь тем, что вам нравится и это нужно людям – это ваша мисси. Если вы делаете то, что любите, и то, в чем вы сильны – это ваша увлечение. Если вы работаете в той сфере, в какой вы сильны, и вам за это хорошо платят – это ваша профессия. Если вы делаете то, что нужно людям, и то, за что вам хорошо платят – это ваше призвание.
И только когда вы находитесь на пересечение всех четырех сфер, вы достигаете икигая или счастья в вашей деятельности!
Теперь вам надо честно поговорить с сами собою. Задайте себе 4 вопроса.
Я люблю то, что я делаю? Если да, то продолжайте в том же духе, если нет, стоит задуматься о новой профессии или хотя бы о дополнительном деле, которое действительно приносит радость.
Я силен в том, что я делаю? Если да, то становитесь еще сильнее. Нет предела совершенству! Если нет, то вам срочно нужно усиливать свои знания, умения и навыки в профессиональной сфере.
Я хорошо зарабатываю? Если да, то поздравляю вас, но это не значит, что вы не можете больше. Если нет, то нужно задуматься над повышением, сменой работы или даже профессии. Или можно заняться еще чем-то, что увеличит ваши финансовые возможности.
Нужно ли то, что я делаю, другим и миру? Если да, то это здорово, потому что вы сознательно и бессознательно чувствуете свою нужность на этой грешной земле. Если нет, то, может быть, для счастья вам не хватает такой деятельности, которая приносит пользу людям.
Если на все четыре вопроса вы ответили да, то достигли своего икигая! Не уходите с этой дороги!
Представление задачи в виде классификации
Сколь простой, столь же и эффективный способ отобразить проблему – классифицировать ее, то есть отнести к определенному классу. Вы заметили, что ваши подчиненные начинают опаздывать, приказы выполняют, но иногда не в нужный срок. Вы берете лист бумаги и начинаете классифицировать причины дисциплинарных нарушений.
После такой классификации мы можем взглянуть на проблему системно и проанализировать вероятность каждого блока классификации.
Без классификации мы могли упустить какой-нибудь важный, но не замеченный сразу момент. Кстати, вы, наверное, заметили, что мы на рисунке для вас пару пустых квадратов оставили. Что скажете? Классификация остается открытой, ее можно развивать.
Частным случаем классификации является построение иерархического древа. Для того чтобы ответить на вопрос: «Является ли муравей животным?» – нам всего лишь необходимо построить иерархическое древо.
Для того чтобы понять, где происходит нарушение информационных и управленческих потоков, нам также может быть очень полезно иерархическое древо структуры компании, только не идеальное (то, что нам хотелось бы), а реальное (то, что есть на самом деле).
Мы не всегда готовы взглянуть в глаза реальности, что может делать наше решение неправильным. Использование классификация может помочь нам приблизиться к реальной картине событий.
Рекомендуем также почитать статью, которая использует метод диаграммы Исикавы для принятия решений.
Итоги
Во-первых, визуализация проблемы или возможности позволяет как лучше понять саму сложность, так и найти новые решения.
Во-вторых, хорошим способом представление проблемы являются графики и круги Эйлера.
В-третьих, икигай – это отличный и всемирно известный пример использования кругов Эйлера.
В-четвертых, ищите свой икигай!
В-пятых, классификация помогает системно взглянуть на проблему или возможность!