Постановка целей: почему это важно
Как известно, многие признают способность к планированию и постановке целей одним из ключевых качеств успешного менеджера.
Потому что способность ставить цели и прогнозировать то, насколько способен ты реализовывать их в будущем, ведет к развитию бизнеса целом и получению больших прибылей, в частности.
Постановка целей дает вам возможность не только получать прибыль, но и увеличивать долю рынка. Постановка целей способствует созданию инноваций в компании. А как увеличивать производительность? Также за счет постановки целей!
И кто не мечтал предвидеть будущее? Будущее манит настолько, насколько манит вода жаждущего. Но лучший способ предсказать будущее — это создать его. А создать будущее можно за счет постановки целей и их достижения.
Планирование и постановка целей является одной из 11 функций руководителя. Об остальных функциях можно прочитать в статье “11 функций руководителя №1”.
Давайте разберемся в понятиях. Есть много слов, которые используются в качестве близких по значению, если не синонимов. Буду честен, я часто сам в разговорной речи подменяю одно другим. Но давайте раз и навсегда разберемся в этой путанице.
Что такое планирование, цель, средства и результат
Планирование — это процесс разработки и осознание того, что нам нужно достигнуть и что делать, чтобы этого достичь.
Цель — это мишень, в которую мы целимся и хотим попасть, это желаемое состояние. Часто постановка целей рекомендуют производит с использованием глаголов, к примеру: достичь, добиться, прекратить, увеличить, уменьшить, сократить, снизить, ликвидировать, приобрести, избавиться, изменить, получить и так далее. Надо ответить на вопрос: «Что сделать?»
Результат — это попадание или непопадание в мишень, в которую мы целились, причем можно попасть в десятку, в шестерку или даже в белое поле, а можно вообще промахнуться. Результат — это то, что мы достигли. Когда мы говорим, что достигли цели, мы имеем в виду, что полученный результат совпадает с поставленной целью.
Цель — это, к чему мы движемся. Результат — это, чего мы добились, что мы получили. И цель, и результат можно измерять, применяя модель «ККСС».
- Количество — сколько нужно и сколько получили.
- Качество — какого качества мы хотим добиться и какого добились.
- Средства — что нам потребуется и что мы потратили.
- Срок — когда мы хотим этого достигнуть и когда сделали.
Какие средства (ресурсы) нам чаще всего необходимы для постановки и достижения целей?
- Время.
- Люди.
- Энергия (в том числе психологическая).
- Деньги.
- Технологии.
- Информация.
Почему для нас так важны средства? Потому что ты не можешь менять направления ветра, но всегда можешь поднять паруса, чтобы достичь цели. Средства, ресурсы — это те самые паруса, которые позволяют нам двигаться к поставленной цели.
Чем отличается постановка цели от постановки задачи
А что такое задача? Чем задачи отличаются от целей? По-простому говоря, цель — это то, что мы желаем, хотим. Задача — это то, что мы должны сделать чтобы прийти к этой цели. Получается, задачи — это способы и этапы достижения цели.
Например, чтобы купить ноутбук (цель), надо выполнить следующее (задачи):
- Определиться с техническими требованиями;
- Изучить рынок;
- Найти деньги на покупку;
- Съездить в магазин или заказать онлайн.
Формулировка задач для цели пересекается с декомпозицией целей. Декомпозиция целей — это многоуровневое разделение цели на подцели, создание дерева целей, соподчиненная постановка целей.
Если подумать, то цели нижнего порядка в дереве целей являются задачами для целей более высокого порядка. Поэтому для нас часто понятия «цель» и «задача» являются синонимами, хотя мы уже разобрали их отличия. Здесь просто добавляется принцип относительности — относительно нижних уровней это цель, относительно более высоких уровней это задача.
В своей работе мы движемся по следующему пути: мы ставим цель, прописываем задачи, осуществляем действия, используя средства, и достигаем определенного результата.
Цели — Задачи — Действия — Средства — Результат
- Цель — конечная точка достижения.
- Задачи — что нужно сделать, промежуточные и параллельные этапы.
- Действия — реализация запланированных задач.
- Средства — что мы используем для решения задач.
- Результат — финишная черта, где сравнивается, что мы хотели и мы получили. В идеале цель должна быть равна результату.
Когда результат не дотягивает до цели — это проблема. Когда мы видим, как результат может превзойти изначальную цель — это возможность.
Разница между результативностью и эффективностью
И еще в контексте постановки целей важно разобраться в понятиях «результативность» и «эффективность». Достаточно часто люди используют их как синонимы, а иногда даже считают, что результативный значит лучше, чем эффективный.
Результативность — это умение, способность достигать результата, который совпадает или близок к поставленной цели.
Эффективность — это тоже способность достигать результата, но с минимальными затратами действий и средств (ресурсов): меньше действий, меньше энергии, меньше времени, меньше денег, меньше вовлеченных людей, меньше сложных технологи и труднодоступной информации.
При равной результативности чем больше затрат, тем меньше эффективность. То есть можно быть результативным, но не эффективным, но невозможно быть эффективным, но не результативным.
Получаются следующие формулы:
Результативность = Результат – Цель.
Эффективность = (Результат – Цель)/Затраты.
Ну как, разобрались? Стало понятнее? «Да мы и так все это прекрасно знаем!» — скажет кто-то очень профессиональный или слишком самоуверенный. «Да, это очень полезно для системного понимания планирования, многое встало на свои места!» — воскликнут многие читатели.
Отличия реальных и идеальных целей
А теперь обратимся к реальным и идеальным целям. При постановке целей может присутствовать как реальное, так идеальное планирование. Брюс Ли говорил, что цель не обязательно должна достигаться, порой это просто направление двигаться дальше.
Не путайте идеальные цели и цели достижимые и не заменяйте одни другими.
Есть два плана, которые, на самом деле, никак не противоречат друг другу. Это план идеального и план реального. Да, у человека часто случается такое стремление, чаще всего неосознанное, выбрать одну из сфер и вычеркнуть другую.
Как же все-таки мы склонны к ненужной категоричности! Как же она нам иногда вредит! А все от неспособности смотреть на мир многопланово.
Разделяйте идеальные и реальные цели. Это раз. Не думайте, что они противоречат друг другу. Это два.
Идеальная цель — это предел ваших возможностей, даже, более того, выход за эти пределы. Представьте себе, кем бы вы хотели стать, и чего бы вы хотели достичь, если бы этот мир не накладывал столько ограничений на наши стремления?
К примеру, вы бы хотели стать министром экономического развития или владельцем популярного IT-сервиса по типу Zoom. Или вы хотите стать владельцем свечного заводика, как отец Федор в великолепном романе «Двенадцать стульев»? Это цель идеальная.
Напомню, что мы сейчас говорим только о социальной сфере, и сознательно не говорим об идеальных мыслях в личной и духовных сферах. Так все-таки какую идеальную цель вы ставите?
Кстати, идеальная цель может быть и в пространстве той реальной деятельности, которую вы осуществляете. Если начальник компьютерного отдела мечтает о том, чтобы никогда не было сбоев компьютеров, и чтобы наконец-то научить весь персонал компании общаться исключительно за счет электронной почты и мессенджеров, сводя до минимума разговоры по телефону, а уж тем более, личные встречи, то это тоже его идеальная цель (мне кажется, каждый второй начальник IT-отдела об этом иногда думает). То есть, идеальные цели могут быть разные. У каждого свой идеал, знаете ли.
Зачем же нам идеальные цели?
Идеальные цели делают нас сильнее, они придают нам действительный смысл жизни и развивают нас. Несмотря на то, что в большинстве случаев мы их и не достигаем.
Более подробно по поводу силы, смысла и развития. Представьте себе лук с идеальной тетивой, то есть с такой, которую можно натягивать сколь угодно сильно. Чем больше мы ее натянем, тем дальше полетит стрела. Чем дальше идеальная цель, тем сильнее натяжение.
Это натяжение идеальной тетивы и есть символ нашей силы. Проблема только заключается в том, что мы постоянно путаем идеальное и реальное. Мы в своем уме заменяем лук идеальный луком реальным, у которого, естественно, через какое-то время тетива порвется. И мы расстраиваемся и говорим себе: «Надо трезво смотреть на жизнь, не строй иллюзий». И перестаем думать об идеале. А зря!
Ощущение смысла деятельности есть переживание глубинное. Чем больше смысл деятельности, тем легче переносить невзгоды. Это, если хотите, аксиома (можете, конечно, с ней поспорить, но в душе то вы согласны). Идеальная цель увеличивает объемность жизни. Поясню это следующим образом.
Вообразите, что каждый человек находится в некой сфере, в шаре. У кого-то радиус этого шара столь узок, что граничит с собственным телом. Такие люди обычно думают о плотских удовольствиях и больше ни о чем. У кого-то радиус этого шара распространяется и на близких людей, на дом.
У других людей шар расширяется до размеров своего бизнеса (а бизнес может простираться по всему городу и даже захватывать регионы). Диаметр шара определяется теми идеальными целями, которые мы перед собой ставим.
Но здесь важно пространство не только реальное, но и другие пространства – психологическое, духовное, временное. Вы можете посвятить жизнь нескольким людям, но думать о них столь много, столь глубоко и разнообразно, что диаметр вашего смыслового шара в психологическом пространстве будет сопоставим с шаром главы какой-нибудь страны.
Как вы уже поняли, радиус сферы, которую мы представляли, и в которой мы метафорически находимся, как раз и отражает объемность смыслов, наполняющих нашу жизнь. Идеальные цели удлиняют радиус смыслового шара.
Наше развитие, как можно предположить, определяется тем, куда мы выбрали идти, и какова сила намерения попасть в ту точку, которая для нас так желанна. Смысл деятельности определяет то, куда мы идем, наша личностная сила дает нам толчок к достижениям. Так что развитие для нас гарантировано, если, конечно, мы ставим идеальные цели.
Поставить идеальную цель большое искусство. Подчас она неосознанно ведет нас, мы даже того сами не понимаем. Бывает и обратная ситуация, когда мы выдаем цель реальную за идеальную и тем довольствуемся, наивно полагая, что действительно реализуемся в жизни.
Примеры соединения реальных и идеальных целей
Как же их связывать с реальными? Здесь нам видится несколько направлений и возможностей.
К примеру, одна из возможностей из возможностей постановки целей следующая. Представьте идеальную цель. Затем в этом же направлении поставьте цель реальную.
- Идеальная цель. Крупнейшая в России рекламное агентство, создающее продукты, на которые положительно ссылают по всей России и даже в мировом пространстве.
- Реальная цель. В течении ближайшего года собрать под крышей нашего агентства 4–5 талантливых дизайнеров и выиграть за счет этого 3 крупных контракта.
- Идеальная цель. 100% холодных звонков превращаются в сделки.
- Реальная цель. Каждый пятый холодный звонок ведет к встрече с клиентом. Каждая третья встреча с клиентом приводит к контракту.
- Идеальная цель. Отсутствие опозданий на работу всего персонала в течение года. 100% поставленных задач выполняется качественно и в срок.
- Реальная цель. Количество опозданий персонала в месяц не более 3. 85% поставленных задач выполняется качественно и в срок.
Идеальная цель соприкасается с мечтою, с образом, она не обязательно должна быть четкая, конкретная. Идеальная цель может быть едва осязаемой, еле уловимой. Вы можете годы посвятить тому, чтобы именно формулировать эту цель, пытаясь ее овеществить.
То есть, понимаете, какая тут штуку получается?!
Мы можем одновременно овеществлять и осуществлять идеальную цель. Здесь нет четких ограничений, процессы могут идти параллельно. Можно и даже нужно и искать идеальную цель, бесконечно далеко находясь от нее в начале своего пути, и одновременно двигаться к ней, приближаясь бесконечно близко, но никогда ее не достигая, потому что конца пути нет.
Борис Пастернак говорил: «Надо ставить себе задачи выше своих сил, во-первых, потому, что их все равно никогда не знаешь, а во-вторых, потому, что силы и появляются по мере выполнения кажущейся недостижимой задачи». Так что в какой-то момент идеальная цель может стать реальной.
О том, как производить постановку реальных целей, читайте (лучше прямо сейчас) в отдельной статье «Цели по SMART».
Подведем итог постановки целей
- Для эффективной работы и полноценной жизни нам нужно 1–2 идеальные цели, 2–3 стратегические реальные цели и много реальных тактических и оперативных целей.
- Нужно сопоставлять цели с достигнутыми результатами.
- Для достижения цели мы ставим задачи и производим декомпозицию.
- Двигайся по схеме: Цели — Задачи — Действия — Средства — Результат.
- Результативность — это совпадение результата с целью, иногда даже результат может превосходить поставленную цель.
- Эффективность — это результативность, деленная на затраты. Будь эффективным!
- Идеальные цели воодушевляют нас и придают осмысленность всей нашей деятельности. Они показывают горизонты нашей деятельности.
- Реальные цели внедряют нашу работу в конкретику существующих обстоятельств. Они дисциплинируют нас и настраивают на такие важные параметры деятельности, как измеримость результатов и временная ограниченность любой работы.
Статьи по теме:
Для постановки задач сотрудникам полезно освоить модель “МАРСОВ” и “5 шагов постановки задач”