Давайте сразу дадим несколько определений. Что такое система обучения персонала?
Система обучения персонала – это выстроенная целостная и динамичная структура развития людей в компании, которая включает обучение ориентации, ценностям, специальности (hard skills), эффективным коммуникациям, принятию решений и управлению (soft skills).
Система обучения персонала использует такие формы обучения персонала, как формализованное обучение, лекционно-семинарское обучение, разбор полетов, case-study, викарное обучение, обучение по типу «делай как я», моделирование ситуаций и тренировка навыков (ролевые игры), полевое наставничество, коучинг и экстремальное обучение.
Системы обучения персонала предполагает развитие людей посредством офлайн, онлайн и смешанных форм.
Обучение персонала является одной из 11 функций руководителя № 1.
Нужно ли создавать систему обучения персонала?
Мотивация или обучение персонала?
Руководители толпами ходят на семинары по мотивации, они скупают тысячи и тысячи книг на эту тему. В принципе, это похвально. Но иногда это излишне. А с другой стороны этого недостаточно. В чем дело? Дело в том, что в угоду модной теме преуменьшается значение (скорее всего, неосознанно) обучения!
О мотивации персонала рекомендую прочитать несколько моих статей: «2 работающие модели мотивации персонала», «Мотивация персонала. Парадоксальные и содержательные практики», «Модель ситуационного лидерства Фидлера» и «Процесс мотивации персонала».
Если бы столько же времени и энергии отдавалось функции обучения, созданию и поддержанию системы обучения персонала, то ресурсов, которые требуются на данный момент на мотивацию, нужно было бы гораздо меньше.
И здесь не работает закон сохранения энергии или вещества: сколько из одной чаши воды вылилось, столько в другой появилось (если вы не промахнулись). Этот закон здесь не действенен. Работает основное правило синергии: 1+1=3, а иногда и 4 и даже 5 и…
Впрочем, мы замечтались. Но мечта — это возможность, которая пока не имеет отношение к действительности, но может ей стать. Если вы потратите на систему обучения персонала в два раза больше сил, то на мотивации вам нужно будет уделять внимание в четыре или в шесть раз меньше.
Руководитель тоже часть системы обучения
Если вы являетесь руководителем в компании и у вас есть отдел персонала, который занимается обучением, это никак не значит, что вам в сфере образования своих подчиненных делать нечего. Если моего ребенка воспитывают в школе, это не значит, что я не должен заниматься его воспитанием. С такой аналогией все становится понятно.
Компании необходимо создавать, поддерживать и развивать систему обучения персонала. Это приведет к более высокой удовлетворенности персонала и к увеличению эффективности работы.
Каждый руководитель необходимо заниматься развитием и обучением своих сотрудников. Каждому руководителю нужно быть наставником, тренером и коучем для своих сотрудников.
Часто руководителю хочется быть просто начальником, раздающим приказы и получающим отчеты об отлично выполненной работе. Ну а если что-то выполнено ненадлежащим образом, нужно наказать работника и другим пригрозить, чтобы неповадно было. Но правильно ли это с точки развития людей? Разумеется, нет!
Аргументы в пользу системы обучения персонала
Аргументов в пользу создания системы обучения персонала можно перечислить множество.
Во-первых, при обучении персонала люди быстрее входят в должность.
Во-вторых, никто не совершенен, и обучение персонала способствует повышению производительности и эффективности.
В-третьих, окружающая среда меняется, а значит, надо учиться новому.
В-четвертых, с завидной регулярностью появляются новые интересные теории и полезные практики в разных специальностях. Почему бы их не использовать, если они будут увеличивать эффективность?!
В-шестых, у вас (и у других) есть опыт, которые вы можете передать своим сотрудникам, у вас есть рабочие технологии и фишки, которыми вы способны научить людей.
В-седьмых, при обучении персонала сотрудники в большей степени вовлекаются в работу, становятся более мотивированными, лучше относятся к делу.
Можно продолжать перечисление плюсов обучения, но я пока остановлюсь. Вы спросите: «А куда же делось “в-пятых”»? А в-пятых, обучение персонала — это часть корпоративной культуры и дополнительные усилия по созданию команды!
Что должно быть включено в систему обучения персонала
Можно выделить несколько содержательных направлений обучения:
- Ориентация в компании.
- Обучение ценностям.
- Обучение специальности (hard skills).
- Обучение коммуникациям, управлению, командной работе и бизнес-мышлению (soft skills).
Ориентация в компании как часть системы обучения персонала
Ориентация в компании — этокогда новичков посвящают в ее культуру, нормы, знакомят с целями организации. Это важный процесс. Расскажите о истории компании, о важных датах и периодах, о том, что на данный момент представляет ваша компания, о том, какие у нее ближние и дальние планы, о корпоративной культуре, о формальных правилах и неформальных нормах.
Даже если вашим слушателем будет работнике самого отдаленного склада, несмотря на общую ментальную скептичность и сарказм нашего народа по отношению к таким словам, этот кладовщик усвоит ваш урок, который в некоторые моменты будет ему вспоминаться.
Итак, чему должно быть посвящено обучения персонала, когда сотрудники только устроились на работу?
- История развития, стратегические цели компании.
- Миссия и структура компании.
- Ключевые люди в компании.
- Явные и подразумеваемые ценности компании, формальные правила и неформальные нормы.
И рассказывать об этом надо не скучным и нудным голосом, а вовлеченно и увлекательно!
Обучение ценностям как часть системы обучения персонала
Обучение ценностям — регулярное и системное обучение всего персонала ценностям компании, создание четких ориентиров в каждом сотруднике.
Чем ближе ваша компания к бирюзовой (очень рекомендую прочитать книгу Фредерика Лалу «Открывая организации будущего»), чем сильнее в ней корпоративная культура 4-го уровня (также настоятельно рекомендую прочесть книгу «Лидер и племя», которую написали Дэйв Логан, Джон Кинг, Хэли Фишер-Райт), тем в большей степени важно проводить периодическое обучение ценностям для всего персонала, а не только для новичков. Если вы хотите внедрить у себя ценностный подход и управление по ценностям, то вам просто необходимо уделять этому серьезное внимание.
Обучение специальности (hard skills) как часть системы обучения персонала
Обучение специальности (hard skills) — тому, чем необходимо заниматься человеку на своей должности. Естественно, для серьезных специальностей необходимо глубокое образование и хороший опыт: для финансиста — одно, для маркетолога — другое, для начальника производства — третье.
Знания люди получают в колледжах, институтах и университетах. Но вспоминается старая шутка. В школу ты приходишь ничего не знающим первоклассником, уходишь всезнающим одиннадцатиклассником, в институт приходишь ничего не знающим первокурсником, выпускаешься всезнающим старшекурсником, на работу приходишь ничего не знающим специалистом…
Какое бы ни было образование, необходимо дополнительное обучение. Если для примера взять торгового представителя, то ему рекомендованы изучение ассортимента, ориентация в характеристиках товаров и их маркетинговых свойствах (к примеру, новизна, жизненный цикл товара), обучение технологии продаж, оформлению документов, ведению базы данных и т. д.
Обучение специальности происходит на рабочем месте. Обучать может руководитель, опытный наставник или специальный тренинг-менеджер. Я сам хорошо помню, как в начале девяностых пошел работать агентом по недвижимости. Мне показали стол, за которым можно сидеть, телефон, по которому можно звонить, и бумаги, которые нужно заполнять… А потом сказали «работай». Таково было обучение, обучение в течение 10 минут.
А потом я все удивлялся, почему, когда я представлялся: «Добрый день, агент Николай!» — люди странно посмеивались или бросали трубку. Разумеется, я могу сгущать краски и драматизировать. Но в целом ситуация, связанная с обучением, была именно такова. Сейчас, конечно, во многих солидных агентствах недвижимости налажена серьезная система развития и наставничества.
Кто? К примеру, кто должен отвечать за искусство продаж продавцов? Непосредственные руководители! Только так! Только так! Уверен на 100%! Тут даже спорить не о чем! Руководитель, не способный обучить подчиненного непосредственной деятельности, ущербен и недостаточен.
Тем более, руководствуясь принципом «если хочешь чему-то научиться сам, попробуй научить этому другого», можно с уверенностью утверждать, что в процессе обучения обогащаются оба человека – и тот, кого учат, и тот, кто учит. Все. Вопрос закрыт. Возражения не принимаются.
Обучение коммуникациям, принятию решений и управлению (soft skills) как часть системы обучения персонала
Обучение коммуникациям, командной работе, управлению и бизнес-мышлению (soft skills) — обучение навыкам, которые необходимы в любой работе и которые обеспечивают эффективное общение и взаимодействие между людьми как внутри компании, так и вне ее.
К примеру, иногда наивно предполагается, что люди умеют слушать друг друга. Еще наивнее полагать, что люди умеют друг друга слышать. Сколько недоразумений, ошибок и конфликтов происходит каждый день в компании из-за этого! Если бы вы знали!
Или возьмем еще один пример. Два сотрудника разговаривают друг с другом. Один высказывает свою мысль, и он уже почем-то предполагает, что, если он что-то сказал, остальные должны обязательно с ним согласится. Представляете, какой уровень самоуверенности и эгоцентричности?!
Во-первых, мысль его может быть сомнительной, во-вторых, человек может выразить ее, не подкрепив хорошими аргументами, в-третьих, даже если и довод хорош, и доказательства присутствуют, но выражено это может быть таким давящим стилем, что вызывает у других резкое отрицательно-реактивное сопротивление. Так что этому всему нужно людей учить!
Сюда входит и управление конфликтом, и эмоциональный интеллект, и презентационные навыки и многое другое – важное и необходимое.
Итоги статьи
Выстроенная система обучения персонала повышает эффективность компании и уровень удовлетворенности сотрудников.
В систему обучения персонала входит ориентация новичков в компании, обучение ценностям, обучение специальности (hard skills) и так называемым мягким навыкам (soft skills): коммуникации, эмоциональный интеллект, принятие решений, командная работа и управление.
Граница между твердыми и мягкими навыками иногда достаточно условна. К примеру, умение общаться для менеджера по продажам и умение управлять для топ-менеджера является и твердым и мягким навыком одновременно.
Чем лучше у вас организована система обучения персоналом, тем меньше внимания вам нужно будет уделять дополнительной мотивации людей.
Выстроенная система обучения персонала позволяет людям быстрее входить в должность, способствует повышению эффективности работы, позволяет реагировать на изменение окружающей среды, использовать новые полезные практики, усиливать командное взаимодействие, конструктивно обмениваться опытом и увеличивать вовлеченность людей.
Рекомендую вам прочитать статью «10 методов обучения персонала»