5 необходимых этапов разработки тренинга под задачи компании

Поводом для написания статьи про разработку тренинга послужил райдер одного известного тренера. Пункт про разработку тренинга включал «несколько встреч с руководителями», я внутренне задала вопрос: «И что этого достаточно, чтобы разработать качественный тренинг?»

Уверена, что в настоящее время у заказчиков гораздо больше требований к адаптации и разработке программы тренинга.

Разработка корпоративного тренинга — это серьезный процесс, в который вовлечены сотрудники разного уровня со стороны компании и бизнес-тренер со своей командой.

Итак, что же включает разработка тренинга и что подразумевается под корпоративным тренингом?

Что такое тренинг?

Корпоративный тренинг проводится внутри компании с целью улучшить или поддержать качество работы сотрудников. Как правило корпоративные тренинги включают программы обучения на развитие различных навыков и повышение мотивации для улучшения бизнес-показателей.

Можно посмотреть примеры тренингов в статьях «14 тем для тренингов по продажам» и «7 наиболее полезных тренингов по управлению».

Давайте начнем с этапов разработки и будем дальше двигаться по каждому из них.

Этапы разработки тренинга

Исходя из нашего опыта разработка тренинга может быть построена по-разному. В зависимости от темы тренинга и задач этапы разработки могут отличаться, но в целом можно ориентироваться на 5 этапов:

1.  Встречи с ЛПР для постановки задач. Мы серьезно и глубоко обсуждаем задачи, потребности и примеры сложных ситуаций, которые надо отработать на тренинге. Таким образом происходит определение необходимых навыков и знаний для поставленных бизнес-задач.

2.  Изучение информации о компании.

3.  Встречи с участниками тренинга. Мы встречаемся с каждым участником отдельно по 10-15 минут (офлайн или онлайн), чтобы установить контакт, вовлечь участников, выявить индивидуальные потребности развития, понять контекст управления или продаж, узнать сложные ситуации, с которыми сталкиваются менеджеры по продажам или руководители.

4.  Анкетирование участников. Анкета нацелена на то, чтобы понять, какие темы вызывают наибольший интерес, с какими сложными возражениями сталкиваются менеджеры по продажам (для тренинга по продажам), с какими сопротивлениями со стороны сотрудников приходится работать руководителям (для тренинга по управлению. Также в анкетах участники описывают примеры 2-3 трудных ситуаций в управлении или в продажах, которые они хотели бы отработать на тренинге.

5.  Анализ материалов и подготовка раздаточных материалов. Материалы готовятся так, что примеры по продажам используют реальные продукты компании и учитывают специфику продаж (для тренинга по продажам). В случае управленческого тренинга мы также готовим примеры в наглядных материалах, которые отражают реальные для данной компании. Нам часто говорят участники тренинга, что никогда (или очень редко) видели, чтобы в наглядных материалах были примеры именно про их компании, про их бизнес, про их продажи или управление.

Если подготовка тренинга проходит в более расширенном формате, то этапы могут дублироваться или содержать гораздо больше интеракций.

Например, мы готовили программу для обучения партнеров Microsoft в рамках месяца. Подготовка включала ряд встреч, постоянный контакт с группой ЛПР и анализ материалов.

В таких случаях, имеет смысл использовать Slack или другие платформы для облегчения взаимодействия и лучшей организации процесса.

1.     Первый этап подготовки тренинга — встречи с ЛПР

Конечно, все начинается со встречи с руководителями компании или подразделения, для которого планируется обучение. Чаще всего на встрече присутствуют несколько руководителей, которые понимают пробелы, ресурсные зоны своих сотрудников и бизнес-задачи, которые нужно решить за счет обучения.

Приведем обобщенные примеры задач на бизнес-тренинг:

• Нет управленческих навыков, потому что выросли из [начальная должность], надо развить умение планировать, организовывать, мотивировать и контролировать.
• Излишек доверия со стороны руководителей, нет надлежащего контроля и качественной поддерживающей и корректирующей обратной связи.
• Не делают доппродажи на объекте, просто принимают заказ.
• Не определяют потребности клиента в полной мере.
• Нужна отстройка от конкурентов, у нас рынок — это «кровавый океан конкуренции».
• У сотрудников фобия потерять клиента, если требовать оплату по договору.
• Есть инструменты, с которыми можно работать, но сотрудники ничего не используют.
• Нет культуры взаимодействия между руководителями и подразделениями.
• CRM-система показывает, что было 200 лидов, менеджеры по продажам не отзваниваются.

На каждый тренинг выходит по 5-10 основных задач, которые нужно решить за счет обучения сотрудников.

Определение необходимых навыков и знаний

Задача бизнес-тренера на данном этапе подготовки тренинга состоит в том, чтобы собрать потребности и перевести задачи бизнеса в плоскость навыков. То есть ответить на вопрос: «Какие навыки сотрудников необходимы для решения этих задач?»

Приведем пример связки «задача-навыки».

Для руководителей важно понимать, какие навыки сотрудников влияют на бизнес-показатели. Это дает возможность связать поведение сотрудников и результаты для компании. Иначе тренинг может показаться бесполезным занятием.

Итак, какие результаты достигаются на данном этапе подготовки тренинга:

• Определены цели обучения в контексте бизнес-задач.

• Обозначены навыки сотрудников, которые влияют на бизнес-показатели.

• Составлена программа тренинга с основными темами для проработки.

Рекомендации по постановке задач:

• Определите навыки, которые вы считаете наиболее важны для достижения бизнес-задач.

• Конкретизируйте навыки и задачи. Чем более понятные измеримые задачи вы ставите, тем эффективнее будет обучение. Постановка задач по SMART здесь тоже работает😊)).

• Не ограничивайтесь только такими словами, как «взбодриться», «научиться продажам или управлению», «усилить коммуникативные навыки». Это, разумеется, важные задачи, но необходимо провести декомпозицию целей, то есть от общих понятий, нужно перейти к конкретным задачам на уровне навыков и описания реальных сложных ситуаций, которые надо отработать.

2. Встречи с участниками тренинга в рамках подготовки тренинга

Онлайн-встречи с участниками – это существенная часть подготовки тренинга. И благодаря тому, что Zoom, Google Meet и другие платформы стали частью нашей жизни, проводить встречи с участниками стало гораздо проще.

Рассказываем почему индивидуальные онлайн-встречи с участниками так важны?

Онлайн-встречи с участниками позволяют бизнес-тренеру еще до начала тренинга:

• Вовлечь участников – ведь они рассказывают о своих кейсах, задачах, зонах развития.

• Снять сопротивление, которое возможно существуют по отношению к обучению.

• Сформировать единое понимание о задачах тренинга.

• Собрать необходимые кейсы для программы тренинга.

• Понять потребности участников в обучении и познакомиться с культурой компании.

Рекомендуем проводить индивидуальные онлайн-встречи для подготовки тренинга с каждым участником. Обычно на одну встречу уходит 10-15 минут. В целом все встречи занимают несколько часов при правильной организации. Мы лично используем Гугл-таблицы с возможными временными слотами для встреч, чтобы участники сами внесли время для встречи с бизнес-тренером. В выбранное время участник входит в Zoom и начинается конструктивный разговор.

Если группа большая, скажем, 60 человек, то достаточно встретиться с 20-30 % участников, то есть с 15-20 людьми. Это достаточно репрезентативная выборка.

Иногда, если есть возможность и у нас, и у клиента, мы проводим встречи офлайн. Также с каждым участником отдельно. В этом случае бизнес-тренер приезжает в офис к заказчику и по очереди встречается с каждым человеком.

Но наш большой опыт показывает, что онлайн-встречи проводить гораздо удобнее. И, может быть, даже эффективнее.

3. Анкетирование участников для подготовки тренинга

Какие потребности есть у участников в развитии? Какие кейсы они хотят проработать? Какие темы им не интересны? Какие ситуации на работе они находят наиболее сложными?

Анкетирование участников это быстрый способ собрать потребности, кейсы и определить приоритетность тем. Заполнить анкету можно за 10-15 минут, это просто для участников и не отнимает много времени.

Пред тренинговая анкета позволяет понять:

• Уровень знаний и понимание тем обучения у сотрудников.

• Пожелания участников по темам тренинга.

• Сложные ситуации в управлении или в продажах и переговорах, которые необходимо проанализировать и проработать на тренинге.

• Требования, опасения, прошлый негативный опыт, связанный с корпоративным обучением.

• Анкетирование также вносит свой вклад в создание позитивный установки на обучение.

Какие вопросы можно включить в анкету? Приведем несколько примеров:

• Выберите, пожалуйста, темы, которые вы бы хотели отработать на тренинге.

• Напишите темы, которые не были перечислены, но являются важными для вашей работы.

• Напишите, пожалуйста, своими словами сложности с которыми вы сталкиваетесь в процессе [тема обучения].

• Опишите, пожалуйста, 3-4 ситуации [тема обучения], которые вы бы хотели проработать.

Список вопросов, конечно, здесь не полный. Рекомендуем, задавать не более 10 вопросов в анкете.

Пример результатов анкетирования в рамках подготовки к тренингу «Тактический менеджмент»

Пример результатов анкетирования в рамках подготовки к тренингу «Активные продажи»

Иногда возникает вопрос, не повторяется ли то, что написано в анкетах, и то, что сказано на индивидуальных онлайн-встречах?

Во-первых, это хорошо, что повторяются. Тогда мы понимаем, что это важно.

Во-вторых, то, что рассказывается устно, и то, что пишется, выглядит по-разному. Такая информация из разных источников органично дополняет друг друга, а не дублирует.

В-третьих, после индивидуальной встречи, участнику может прийти важная мысль, что еще бы хотелось, что он не сказал. И как раз в анкете он и может это написать. И наоборот после анкетирования у человека может быть некоторая недосказанность. А во время индивидуальной онлайн-встречи участник заканчивает говорить то, что начал писать в анкете.

4. Сбор и анализ информации о компании

Конечно, сбор информации о компании проходит через все этапы подготовки тренинга, начиная с первого разговора по телефону. На данном этапе можно анализировать телефонные переговоры с клиентами, встречаться с собственниками и топ-менеджерами компании или проводить анкетирование участников тренингов.

Этот этап подготовки тренинга можно разделить на четыре области:

1. Потребности в обучении: задачи, точки роста, компетенции для развития.
2. Люди: знания, навыки, мотивация, уровень развития на данный момент.
3. Процессы: компания – клиенты, сотрудники – руководители, взаимодействие между отделами.
4. Компания: стратегическое развитие, корпоративная культура, организация продаж и бизнес-задачи.

В зависимости от типа корпоративного тренинга собирается необходимая информация. Используются анкетирование, онлайн-встречи, фокус-группы, изучение материалов о компании на сайте и презентационных материалов, прослушивание телефонных разговоров с клиентами (в случае тренинга телефонных продаж).

Казалось бы, все просто! Правда?

Пожалуй, единственная сложность заключается в том, что вводные на обучение могут быть существенно измениться в процессе подготовки тренинга и нужно быть готовым к этому.

Приведем пример из практики.

Компания планирует тренинг для менеджеров по продажам и обсуждается несколько важных тем для отработки в частности «холодные звонки», «установление контакта с ЛПР». Отдел продаж небольшой, но вполне достаточный для обучения – 7 человек. На этом этапе программа тренинга уже составлена.

За несколько дней до начала компания меняет состав группы и включает в тренинг всех сотрудников, которые так или иначе взаимодействуют с клиентами. Состав группы увеличивается до 17 человек.

В чем сложность?

Другие участники тренинга не занимаются холодными звонками и не планируют! Они выполняют поддерживающие функции. Соответственно, темы, которые были обозначены как важные, не являются для них значимыми.

На основании новых вводных и по согласованию с руководителями компании, мы меняем программу тренинга так, чтобы включить и те темы, которые важны для вновь включенных участников.

Резюмируем. Пока тренинг не проведен, сбор информации не заканчивается. Всегда поступают новые данные. И это надо учитывать!

5. Анализ материалов и подготовка раздаточных материалов

Раздаточные материалы — это еще одна форма взаимодействия с участниками тренинга. Мы убеждены, что хорошо проработанные раздатки могут принести много пользы участникам.

Основные задачи раздаточных материалов:

• Описать суть технологий продаж, переговоров и управления в зависимости от тематики тренинга.

• Привести примеры использования технологий продаж с использованием продуктов клиента и с учетом специфики их продаж (для тренинга по продажам). Предложить разнообразные скрипты и сценарии разговоров. Мы пишем в наглядных материалах буквально прямую речь – то, что может сказать менеджер по продажам. К примеру, какие могут быть ответы на возражения клиентов. Но это не жесткие скрипты, а примеры, которые участники могут адаптировать под себя.

• Дать примеры применения управленческие технологий с прямой речью руководителя, обращенной к подчиненным. Здесь тот же подход, как и для тренингов по переговорам и продажам. Мы приводим примеры, вы можете их использовать дословно, можете их изменять или создавать новые по аналогии.

• Подкрепить информацию, которая озвучивается тренером.

• Предоставить описание упражнений для больших групп и для онлайн-тренингов.

• Дать возможность делать заметки, решать задачки и кейсы.

Какое основное содержание раздаточных материалов?

• Информационные блоки.

• Кейсы из практики.

• Примеры применения технологий управления, переговоров и продаж. Мягкие скрипты и сценарии.

• Релевантные отраслевые примеры.·        

• Графики, изображения, иллюстрации.

Рекомендуем статьи о проведении корпоративных тренингов:

• Как провести оценку тренинги и не наделать ошибок

• 7 самых распространенных ошибок при организации тренинга

• 10 выгод корпоративных тренингов

• Тренинг по продажам: создание эффективной программы для вашей команды в 2023